Jumat, 13 April 2018
Tips Mengelola Koleksi Data Hukum untuk Keperluan Kantor Hukum
Kenali profilnya, kenali kebutuhannya, kenali kebiasaannya.
Normand Edwin Elnizar
0
Tips Mengelola Koleksi Data Hukum untuk Keperluan Kantor Hukum
Diskusi bertema “Tantangan Perpustakaan Hukum di Era Informasi Digital”, Kamis (12/4), di Hukumonline. Foto: HOL

Profesionalitas kantor hukum dapat diukur dari pengelolaan data hukum yang baik untuk menunjang kinerja para lawyer. Yang pasti ini bukan sekadar mempekerjakan pustakawan semata. Ada tiga hal penting yang harus terjadi di kantor hukum dalam mengelola data-data hukum koleksinya ataupun layanan basis data hukum yang dilanggan.

 

Semakin besar sebuah kantor hukum, keberadaan pustakawan ini kian vital sebagai tolok ukur profesionalitas mereka. Betapa tidak, meskipun para lawyer tahu apa saja informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan perkara kliennya, waktu yang mereka miliki tidak memadai untuk menyediakan berbagai data hukum yang dibutuhkan seorang diri. Pustakawan yang terlatih dan sistem pengelolaan data yang baik menjadi perangkat penting bahkan wajib ada.

 

Oleh karena itu, sukses sebuah kantor hukum sebenarnya tidak hanya buah dari kerja keras para lawyer, namun juga kerja tangkas tim pustakawan. Merekalah yang menyediakan segala kebutuhan atas data hukum mulai dari peraturan perundang-undangan, putusan pengadilan, surat edaran instansi pemerintah, hingga sekadar arsip berita hukum yang relevan dengan perkara klien.

 

Dalam diskusi bertema “Tantangan Perpustakaan Hukum di Era Informasi Digital”, Kamis (12/4), di hukumonline membahas berbagai hal terkait peran pustakawan hukum ini. Kepala Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia, Fuad Gani, memberikan tiga tips untuk pengelolaan data-data hukum oleh para pustakawan di kantor hukum.

 

Pertama adalah mengenali profil pengguna. Prinsip ini pada dasarnya berlaku bagi semua layanan jasa apapun. Hanya saja seringkali pustakawan terlihat sekadar sebagai pengelola penyimpanan data. “Pustakawan adalah information supplier,” kata Fuad.

 

Karena itulah, pustakawan hukum harus terlatih memahami profil dari lawyer yang bolak-balik menghubunginya agar disediakan data-data hukum. Hal ini dibenarkan oleh Paramita Kusumawardhani, Sekretaris Asosiasi Pekerja Informasi Indonesia yang juga pustakawan hukum di HHP Law Firm.

 

Mita yang telah berpengalaman menjadi pustakawan selama belasan tahun ini mengungkapkan bahwa pengenalan atas profil lawyer menjadi dasar klasifikasi data yang ia siapkan secara rutin. “Jadi kita bisa cepat. Dan prioritas saya (mendahulukan) partner,” katanya saat diwawancarai hukumonline usai acara.

 

Fuad menambahkan bahwa penting bagi para pustakawan juga membangun hubungan personal yang baik dengan pengguna layanannya. Kelancaran komunikasi ini akan menghindari terjadinya kesalahpahaman.

 

(Baca Juga: Lewat Penyediaan Data Peraturan, Hukumonline-MA-LeIP Berkolaborasi)

 

Penting pula pustakawan hukum memahami bidang kerja pengguna layanannya. Oleh karena itu, Fuad mengatakan pustakawan hukum harus memiliki gambaran umum praktik hukum dari para lawyer yang menggunakan jasanya.

 

Setelah mengenali profil, selanjutnya adalah mengenali kebutuhan. Di kantor hukum besar menurut Mita memiliki tim kerja dengan area praktik tertentu atau kerap disebut practice group. Masing-masing memiliki kebutuhan data yang berbeda selain juga berisi lawyer dengan karakter berbeda.

 

“Jadi kalau kami bikin kompilasi peraturan atau mengadakan basis data, berdasarkan practice group yang ada. Dan lawyer di setiap practice group punya karakternya sendiri. Karakter yang di litigasi beda dengan urusan korporasi,” tambahnya.

 

Bagian terakhir adalah mengenali kebiasaan dalam mencari data. “Biasanya A mintanya ini, B minta ini, C mintanya ini. Ada yang tidak sabaran, ada yang cuek, kita harus tanggapi itu dengan baik,” lanjut Mita.

 

(Baca Juga: Ini Pentingnya Klinik Hukum Bagi Masyarakat dan Mahasiswa)

 

Fuad mengatakan bahwa pustakawan yang sudah mengenali kebiasaan pengguna layanannya dalam mencari data bahkan bisa memberikan usulan data hukum relevan sebelum diminta. “Ini hal yang bagus. Kadang mereka sendiri (lawyer) belum menduga apa yang mereka butuhkan tapi sudah bisa diusulkan pustakawannya,” jelas Fuad kepada hukumonline.

 

Hanya dengan ketiga tips ini maka koleksi data hukum dan layanan basis data hukum bisa menunjang profesionalitas sebuah kantor hukum secara maksimal. Data-data hukum yang tersedia tidak sekadar menjadi tumpukan informasi. Para lawyer bisa mendapat akses yang cepat dan tepat untuk menangani perkara klien.

 

Para pustakawan hukum tentunya memerlukan pelatihan yang tepat termasuk dalam menggunakan beragam fitur layanan basis data hukum. Apalagi masing-masing penyedia layanan basis data hukum memiliki teknologi berbeda.

 

“Kami berharap hukumonline bisa terus meningkatkan layanan tidak hanya sekadar menyediakan data namun juga acara semacam ini untuk meningkatkan kemampuan pustakawan hukum lebih memahami data-data hukum,” ujar Mita.

 

Diskusi kali ini adalah bagian dari komitmen layanan hukumonline kepada para pelanggan layanan Pusat Data Hukumonline. Tidak sekadar menyajikan basis data hukum, hukumonline juga berupaya membantu pengguna layanannya agar memperoleh kepuasan maksimal berlangganan Pusat Data Hukumonline.

 

Dengan lebih dari 670 klien mulai dari korporasi, kantor hukum, perguruan tinggi, hingga lembaga pemerintahan, hukumonline memiliki lebih dari 240 ribu member dan lebih dari 5 juta pageviews di situs hukumonline.com tiap bulannya.

 

Para pelanggan memiliki akses ke lebih dari 70 ribu koleksi data hukum serta ulasan ekslusif perkembangan regulasi nasional. Tak ketinggalan sajian berita hukum akurat dan berbobot tersedia cuma-cuma untuk semakin memperkaya informasi terkini dunia hukum di Indonesia.

 

Belum ada tanggapan
Captcha belum diisi / expired / tidak valid.

NAMA
EMAIL
JUDUL
TANGGAPAN

Seluruh judul dan isi tanggapan adalah tanggung jawab masing-masing penulis tanggapan. Redaksi hukumonline berhak untuk menayangkan atau tidak menayangkan tanggapan dengan mempertimbangkan kepatutan serta norma-norma yang berlaku.