Rabu, 31 Agustus 2016
Dibaca: 58062
Pertanyaan :
Sanksi Hukum Jika Notaris Menghilangkan Minuta Akta
Apa akibatnya jika minuta akta notaris hilang? Bagaimana jika notaris tidak tahu menahu mengenai hal tersebut dalam arti tercecer oleh pegawai?
Jawaban :

Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran dari artikel dengan judul sama yang dibuat oleh Letezia Tobing, S.H., M.Kn. dan pertama kali dipublikasikan pada Jumat, 14 Juni 2013.

 

Intisari:

 

 

Menyimpan minuta akta adalah salah satu kewajiban Notaris. Akan tetapi, kewajiban menyimpan minuta akta tidak berlaku dalam hal Notaris mengeluarkan akta in originali.

 

Jika minuta akta tersebut hilang, dapat dikatakan Notaris tidak menjalankan kewajibannya menyimpan minuta akta dengan benar. Notaris yang tidak melaksanakan kewajibannya dapat dikenai sanksi.

 

Penjelasan lebih lanjut, silakan simak ulasan di bawah ini.

 

 

 

Ulasan:

 

Minuta Akta adalah asli Akta yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan Notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris.[1]

 

Kewajiban Notaris Menyimpan Minuta Akta

Menyimpan minuta akta adalah salah satu kewajiban Notaris sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (“UU 2/2014”), sebagai berikut:

 

Dalam menjalankan jabatannya, Notaris wajib:

a.    bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;

b.    membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris;

c.    melekatkan surat dan dokumen serta sidik jari penghadap pada Minuta Akta;

d.    mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan Minuta Akta;

e.    memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya;

f.     merahasiakan segala sesuatu mengenai Akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan Akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain;

g.    menjilid Akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima puluh) Akta, dan jika jumlah Akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, Akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;

h.    membuat daftar dari Akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga;

i.     membuat daftar Akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan Akta setiap bulan;

j.     mengirimkan daftar Akta sebagaimana dimaksud dalam huruf i atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke pusat daftar wasiat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;

k.    mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan;

l.     mempunyai cap atau stempel yang memuat lambang negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;

m.  membacakan Akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi, atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan Akta wasiat di bawah tangan, dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan Notaris; dan

n.    menerima magang calon Notaris.

 

Tetapi, terhadap kewajiban menyimpan minuta akta tersebut ada pengecualiannya, yaitu kewajiban menyimpan minuta akta tidak berlaku, dalam hal Notaris mengeluarkan akta in originali.[2] Akta in originali meliputi:[3]

a.    Akta pembayaran uang sewa, bunga, dan pensiun;

b.    Akta penawaran pembayaran tunai;

c.    Akta protes terhadap tidak dibayarnya atau tidak diterimanya surat berharga;

d.    Akta kuasa;

e.    Akta keterangan kepemilikan; dan

f.     Akta lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

 

Jadi pada dasarnya, menyimpan minuta akta itu adalah kewajiban Notaris, sehingga Notaris seharusnya menyimpan sendiri Protokol Notaris (yang berisi minuta akta) dan tidak membiarkan Protokol Notaris dipegang oleh pegawainya. Ini karena Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.[4]

 

Jika Minuta Akta Hilang oleh Notaris

Jika minuta akta tersebut hilang, dapat dikatakan Notaris tidak menjalankan kewajibannya menyimpan minuta akta dengan benar. Notaris yang tidak melaksanakan kewajibannya yang terdapat dalam huruf a hingga huruf l sebagaimana disebutkan di atas dapat dikenai sanksi berupa:[5]

a.    peringatan tertulis;

b.    pemberhentian sementara;

c.    pemberhentian dengan hormat; atau

d.    pemberhentian dengan tidak hormat.

 

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

 

Dasar Hukum:

Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

 



[2] Pasal 16 ayat (2) UU 2/2014

[3] Pasal 16 ayat (3) UU 2/2014

[4] Pasal 1 angka 13 UU 2/2014

[5] Pasal 16 ayat (11) UU 2/2014

Setiap artikel jawaban Klinik Hukum dapat Anda simak juga melalui twitter @klinikhukum, atau facebook Klinik Hukumonline.

Cari Jawaban
Rubrik ini disediakan bagi anda untuk mengajukan persoalan hukum yang anda hadapi. Rubrik ini diperuntukkan hanya kepada member hukumonline.com
Jika anda member Hukumonline,
silakan Login, atau Daftar ID anda.
Justika.com adalah terknologi terbaru hukumonline yang bekerja sebagai pusat informasi yang mempertemukan antara pencari bantuan hukum dan para profesional hukum dibidangnya masing-masing.

Temukan profesional hukum sesuai dengan permasalahan anda didalam jaringan justika.com
MITRA : Bung Pokrol
Letezia Tobing mendapatkan gelar sarjana hukum dari Universitas Indonesia pada 2011 dengan mengambil Program Kekhususan IV (Hukum tentang Kegiatan Ekonomi), dan gelar Magister Kenotariatan dari Universitas Indonesia pada 2015.