Sahabat hukumonline, terima kasih atas pertanyaannya.

Sebelum menjawab pada pokok pertanyaan, ada baiknya kami akan menjelaskan kedudukan dari penyelenggara website perusahaan sebagaimana pertanyaan Anda.

Penyelenggara website perusahaan berdasarkan definisi Penyelenggara Sistem Elektronik (“PSE”) yang terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (”PP PSTE”) termasuk dalam kategori PSE.

Definisi PSE sendiri adalah setiap Orang, penyelenggara negara, Badan Usaha, dan masyarakat yang menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan Sistem Elektronik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama kepada Pengguna Sistem Elektronik untuk (Pasal 1 angka 4 PP PSTE).

Penyelenggara website adalah badan usaha yang menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan Sistem Elektronik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama kepada Pengguna Sistem Elektronik untuk keperluan sendiri dan keperluan pihak lain.

Oleh karena itu, penyelenggara website sebagai PSE berdasarkan Pasal 15 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (“UU ITE”) harus bertanggung jawab atas sistem elektronik yang diselenggarakannya.

Sistem registrasi pada sebuah website merupakan bagian dari keseluruhan sistem informasi website yang merupakan tanggung jawab penyelenggara website. Tanggung jawab tersebut termasuk jika sistem registrasi yang dikelolanya bermasalah dan menimbulkan persoalan hukum.

Menjawab pertanyaan terkait kekuatan hukum dan keabsahan, registrasi online pada prinsipnya sama kuat dan absahnya dengan registrasi manual atau konvensional. Keduanya dapat dijadikan dasar pembuktian yang bisa diberikan jika terjadi persoalan hukum.

Khusus untuk registrasi online, bukti pelanggan atau pengguna telah melakukan registrasi pada sebuah website berada pada database sistem informasi penyelenggara website, sementara bukti lainnya dikirimkan oleh penyelenggara website kepada pelanggan atau penggunanya.

Dalam banyak contoh model registrasi secara online, pelanggan atau pengguna akan dikirimkan e-mail atau Short Message Service (“SMS”) berupa notifikasi (pemberitahuan) bahwa pelanggan atau pengguna tersebut telah melakukan pendaftaran dan/atau permohonan pendaftaran telah diterima oleh penyelenggara website.

Database registrasi maupun e-mail/SMS notifikasi (pemberitahuan) dalam konteks UU ITE dapat disebut sebagai “Informasi Elektronik”. Informasi Elektronik berupa database registrasi atau e-mail/SMS notifikasi (pemberitahuan) itulah yang kemudan bisa dijadikan bukti hukum bahwa pengguna atau pelanggan telah melakukan pendaftaran, dan penyedia website telah menerima pendaftaran sebagaimana dimaksud.

Definisi Informasi Elektronik itu sendiri dalam UU ITE adalah: (Pasal 1 angka 1 UU ITE)

“Satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”

Sekiranya terjadi sengketa hukum (perdata) atau adanya indikasi tindak pidana dalam penyelenggaraan sebuah sistem elektronik, database registrasi milik penyedia website dan/atau e-mail/SMS berupa notifikasi (pemberitahuan) pendaftaran yang dikirimkan kepada pelanggan atau pengguna, baik yang berbentuk elektronik maupun yang dicetak dapat diajukan sebagai salah satu alat bukti.

Dasar hukumnya adalah Pasal 5 ayat (1) UU ITE. Bunyi Pasal 5 ayat (1) UU ITE adalah sebagai berikut:

“informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.”

Database registrasi milik penyedia website dan e-mail/SMS notifikasi pendaftaran sebagai bukti elektronik, kedudukannya adalah sebagai perluasan dari alat bukti yang ada dalam Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana sebagaimana tercantum dalam Pasal 5 ayat (2) UU ITE. Sementara jika database registrasi milik penyedia website dan e-mail/SMS notifikasi dicetak, maka kedudukannya adalah sama dengan alat bukti surat.

Bunyi Pasal 5 ayat (2) UU ITE adalah sebagai berikut:

“Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.”

Tentunya agar bukti elektronik email/SMS tersebut dapat diterima di persidangan, bukti elektronik tersebut harus memenuhi syarat formil dan materiil. Syarat formil ditemukan dalam Pasal 5 ayat (4) UU ITE, yaitu bahwa Informasi atau Dokumen Elektronik bukanlah dokumen atau surat yang menurut perundang-undangan harus dalam bentuk tertulis. Sedangkan syarat materiil Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah adalah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan (Pasal 6 UU ITE). Untuk menjamin terpenuhinya persyaratan materiil yang dimaksud, dalam beberapa kasus dibutuhkan bantuan dari ahli digital forensik.

Demikian jawaban dan pendapat kami, semoga membantu. Terima kasih.

Dasar Hukum:

1.    Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;

2.    Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.