Digitalisasi mengubah mekanisme pengelolaan dokumen dari yang mulanya manual menjadi digital. Teknologi Document Management System (DMS), misalnya, secara signifikan berkontribusi pada kemudahan pengelolaan dokumen perusahaan, terutama dokumen legal, sehingga jadi lebih efektif dan efisien.
Senin (27/6), Hukumonline mengadakan Subscribers Meet Up #2 bertema ‘Peningkatan Efektivitas Bisnis dengan Memanfaatkan Document Management System’. Kali ini, hadir narasumber dengan latar belakang dua industri yang berbeda. Mereka adalah Legal Specialist PT Jasa Raharja–salah satu BUMN Indonesia yang bergerak di bidang asuransi dan penjaminan–Rian Prawidhana serta In-House Legal PT East West Seed–perusahaan Indonesia yang bergerak di bidang pertanian dengan merek dagang Panah Merah— Ahmad Fiqri Mubarok.
(Narasumber dalam Hukumonline Subscribers Meet Up 2022 bertema 'Peningkatan Efektivitas Bisnis dengan Memanfaatkan Document Management System', Senin (27/6/2022))
Menurut Ahmad, pengelolaan dokumen legal amat penting dalam sebuah perusahaan. Ia berpesan, harus dilakukan sinkronisasi pada dokumen berbentuk softcopy dan hardcopy. “Jika tidak ada manajemen dokumen yang baik, jelas kita akan buang-buang waktu dan tenaga. Kita jadi akan kesulitan ketika membutuhkan data yang kita cari yang sifatnya mendesak,” kata Ahmad.
Hal ini juga diamini oleh Rian. Bagaimanapun, pengelolaan dokumen yang baik akan dapat meningkatkan keamanan dari dokumen itu sendiri. “Jadi bagaimana dokumen itu terseleksi, mana dokumen yang penting, tingkat kepentingannya itu. Kita bisa memilah, kira-kira mana yang bisa dibuka oleh manajemen level direksi dan lain-lain,” Rian menambahkan.
Rian juga mengungkapkan, setiap perusahaan harus berani berinvestasi lebih untuk melakukan sistematisasi dokumen perusahaan. Pasalnya, hal ini merupakan bentuk pengelolaan dari legal risk management perusahaan.
Hukumonline dengan pengalaman selama lebih dari dua dekade mendukung law environment di Indonesia menawarkan Document Management System (DMS) bernama EXDOMA (Excellent Document Management). Didukung fitur multi-access level, EXDOMA dapat membedakan akses dari pengguna dan mengatur akses keamanan dokumen. Selain itu, ada pula fitur alert & notification yaitu pengingat otomatis tanggal expired dokumen yang dikirimkan langsung ke email.
Dalam rangka ulang tahun yang ke-22 tahun, Hukumonline memberikan penawaran DISKON PEMBELIAN EXDOMA SEBESAR 22% sampai dengan 14 Juli 2022. Nikmati juga demo dan free trial dari EXDOMA dengan menghubungi [email protected].