Majelis Kehormatan Notaris dan aparat penegak hukum idealnya bersinergi agar terbangun koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi dalam rangka penegakan hukum yang terkait dugaan tindak pidana yang berkaitan dengan minuta akta dan/atau surat-surat yang dilekatkan pada minuta akta atau Protokol Notaris dalam penyimpanan Notaris. Hal ini sebagaimana diperintahkan oleh Permenkumham No.17 Tahun 2021 yang berbunyi: “bahwa dalam melaksanakan tugasnya, Majelis Kehormatan Notaris menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan Majelis Kehormatan Notaris maupun instansi lain di luar Majelis Kehormatan Notaris sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.”
Sehubungan dengan itu, dalam mengambil keputusan, Majelis Kehormatan Notaris idealnya sungguh-sungguh memperhatikan dan mempertimbangkan serta menerapkan petunjuk atau pedoman yang telah ditetapkan oleh Pasal 32 dan Pasal 33 Permenkumham No.17 Tahun 2021. Keputusan ini berkaitan dengan pemberian persetujuan dan penolakan kepada penyidik, penuntut umum, atau hakim yang ingin melakukan pemeriksaan dan pemanggilan kepada notaris.
Menurut Pasal 32 dan Pasal 33 Permenkumham No.17 Tahun 2021, pemberian persetujuan dan penolakan kepada penyidik, penuntut umum, atau hakim untuk kepentingan proses peradilan dalam pengambilan fotokopi minuta akta dan/atau surat dan pemanggilan notaris, dilakukan dalam hal:
- adanya dugaan tindak pidana yang berkaitan dengan minuta akta dan/atau surat-surat yang dilekatkan pada minuta akta atau Protokol Notaris dalam penyimpanan notaris;
- belum gugur hak menuntut berdasarkan ketentuan tentang daluwarsa dalam peraturan perundang-undangan di bidang hukum pidana;
- adanya penyangkalan keabsahan tanda tangan dari salah satu pihak atau lebih;
- adanya dugaan pengurangan atau penambahan atas minuta akta; dan/atau
- adanya dugaan Notaris melakukan pemunduran tanggal (antidatum).
Kelima hal di atas adalah kriteria atau tolak ukur bagi Majelis Kehormatan Notaris dalam pemberian persetujuan dan penolakan terhadap permohonan yang diajukan oleh penyidik, penuntut umum, atau hakim. Artinya, jika berdasarkan hasil pemeriksaan terhadap notaris ditemukan kriteria-kriteria tersebut di atas, maka tidak ada alasan hukum bagi Majelis Kehormatan Notaris untuk menolak permohonan persetujuan yang diajukan oleh penyidik, penuntut umum, atau hakim, meskipun menurut keterangan notaris dalam pelaksanaan tugas dan jabatannya telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh UUJN.
Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Protokol notaris terdiri atas minuta akta, buku daftar akta atau repertorium, buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar, buku daftar nama penghadap atau klapper, buku daftar protes, buku daftar wasiat dan buku daftar lain yang harus disimpan oleh notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sebagai ilustrasi, penyidik memohon persetujuan pemanggilan notaris kepada Majelis Kehormatan Notaris karena penyidik sedang menangani perkara dugaan tindak pidana dugaan menempatkan keterangan palsu ke dalam akta autentik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 266 Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP). Keterangan yang diduga palsu adalah keterangan yang ditempatkan di dalam minuta akta yang dibuat oleh notaris. Sesuai dengan Pasal 32 dan Pasal 33 Permenkumham No.17 Tahun 2021 permohonan penyidik ini seharusnya disetujui oleh Majelis Kehormatan Notaris karena dugaan tindak pidana Menempatkan tersebut terkait dengan minuta akta yang dibuat oleh notaris.