Berkembangnya teknologi informasi yang pesat berdampak terhadap berbagai aspek kehidupan termasuk dalam hal pengelolaan dokumen perusahaan oleh tim legal. Kini mekanisme pengelolaan dokumen tidak hanya terbatas pada mekanisme manual, tetapi pengelolaannya dapat dilakukan secara digital. Dengan munculnya teknologi document management system (DMS), perusahaan dapat secara efektif dan efisien mengatur dokumen-dokumen yang ada dengan baik.
“Seberapa penting dokumen di suatu perusahaan dikelola dengan baik? Untuk saya, sangat penting sekali. Karena bicara dokumen itu secara tidak langsung bicara soal perusahaan itu sendiri, terutama dari aspek legal,” ujar In House LegalPT East West Seed Indonesia Ahmad Fiqri Mubarok dalam Hukumonline Subscribers Meet Up #2 2022 bertajuk “Peningkatan Efektivitas Bisnis dengan Memanfaatkan Document Management System”, Senin (27/6/2022).
Ahmad mengatakan keberadaan dari perusahaan dilandasi suatu dokumen, sehingga manajemen dokumen merupakan hal yang sangat penting. Setidaknya terdapat beberapa alasan yang mendasari hal tersebut berdasarkan pengalamannya.
Dengan diatur dan dikelola secara baik sebagaimana mestinya, dokumen-dokumen yang ada terpelihara dengan baik, teratur dan aman. Selanjutnya, perusahaan semestinya memiliki sumber informasi dan sumber dokumentasi. “Kalau misalnya tidak ada manajemen dokumen yang baik, jelas kita akan buang-buang waktu dan tenaga. Kita jadi akan kesulitan ketika membutuhkan data yang kita cari yang sifatnya mendesak,” kata dia.
Dalam kesempatan yang sama, Legal Specialist PT Jasa Raharja Rian Prawidhana sependapat dengan Ahmad mengenai pentingnya pengelolaan dokumen perusahaan. Ia menuturkan 3 manfaat mengelola dokumen dengan baik bagi para in house counsel (IHC) dan tim legal
Pertama, sudah menjadi tuntutan bagi in house counsel untuk mengetahui berbagai hal. Untuk itu, terkelolanya dokumen-dokumen secara rapi akan membuat pekerjaan IHC menjadi lebih berkualitas karena mempersingkat waktu untuk menelusuri dokumen yang tidak dibutuhkan karena telah tersistem dengan baik.
Kedua, pengelolaan dokumen yang rapi merupakan salah satu mitigasi dari human error. “Dengan diatur baik oleh sistem, tidak akan lagi dijumpai dokumen-dokumen yang hilang atau semacamnya.”