Tak dapat dipungkiri bahwa kemajuan teknologi dibutuhkan oleh manusia untuk mempermudah segala pekerjaan dan kegiatan sehari-hari. Keberadaan dunia digital pun hadir dan menjawab kebutuhan tersebut. Berbagai inovasi di era milennial bahkan menjadi solusi jangka panjang untuk berbagai kepentingan, salah satunya adalah penyimpanan dokumen secara digital.
Menurut General Counsel Lemonilo Indonesia Sehat, Alicia Yunita, kebutuhan digitalisasi dokumen dirasakan ketika perusahaan menerapkan Work Fom Home (WFH) saat pandemi covid-19 pada 2020 lalu. Saat itu Alicia mengaku pihaknya kesulitan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan karena keberadaaanya yang terpisah di banyak komputer.
Atas situasi itu pula, pihaknya memutuskan untuk beralih ke digitalisasi dokumen, dimana pengelolaan atau manajemen seluruh dokumen baik itu dokumen perjanjian, dokumen HKI, dan lain sebagainya dapat dilakukan di satu tempat. Dengan demikian tak ada perjanjian ataupun kontrak yang terlewat, dan juga meminialisir kerugian perusahaan.
Baca Juga:
- Advokat Ingatkan Konsumen Tak Tergiur Iklan Manis yang Dipasarkan Developer
- Ombudsman-OJK Perkuat Koordinasi Penyelesaian Laporan Masyarakat
“Pada saat itu sudah ada kebutuhan untuk Lemonilo sebagai perusahaan ingin merapikan legal compliance untuk proses due diligence, bagaimana semua dokumen berada di satu sumber, satu akses dan tidak usah menyebar kemana-mana,” kata Alicia dalam Hukumonline Subscribe Meet Up #3 2022: Kerja Pintar Menggunakan Document Management System, Rabu (21/9).
Atas dasar kebutuhan itu pula Lemonilo pun memutuskan untuk menggunakan Excellent Document Management (Exdoma) untuk mengelola berbagai dokumen di Lemonilo. Beberapa fitur unggulan Exdoma yang paling menonjol dan sangat bermanfaat bagi legal di Lemonilo adalah reminder notification, accessible, dan fitur histrorical record.
“Reminder notification itu sangat membantu karena sebagai manusia daya ingat terbatas dan untuk secara manual mengecek gadget itu tidak mungkin kita pantau terus menerus, mana perjanjian yang expired, kalau dicatat itu berat jadi kami terbantu dengan fitur reminder notification. Dan kalau dulu kami menyimpan data terkadang penamaan tidak sesuai dengan isi, saat dulu masih menyimpan data dengan nama A, I, U, E, O, saat dicari tidak ketemu perjanjiannya. Tapi dengan accessible itu membantu. Dan ketiga historical record,” jelas Alicia.