Pentingnya Pengelolaan Dokumen Secara Digital di Internal Perusahaan
Terbaru

Pentingnya Pengelolaan Dokumen Secara Digital di Internal Perusahaan

Penyimpanan dokumen secara digital banyak membantu dan mempermudah pekerjaan legal terutama di masa pandemi.

Oleh:
Fitri Novia Heriani
Bacaan 3 Menit

Sementara itu Legal Commercial Manager Midi Utama Indonesia, Novita Andriani, mengatakan penyimpanan dokumen secara digital banyak membantu dan mempermudah pekerjaan legal terutama di masa pandemi. Pihaknya mengaku menggunakan salah satu aplikasi pengelolaan dokumen secara digital sejak 2012 lalu. Namun saat ini aplikasi tersebut sudah tidak berjalan dengan maksimal.

Di sisi lain perusahaan membutuhkan kontrol, terutama terkait perjanjian-perjanjian yang sebagaian besar memiliki jangka waktu dan tidak boleh sampai terlewat. Kontrol-kontrol dokumen perjanjian ini sulit untuk dilakukan secara manual sehingga membutuhkan aplikasi manajemen dokumen digital yang memiliki fitur reminder notification.

Maka Alfamidi pun berencana untuk migrasi ke Exdoma karena fitur-fitur yang disediakan memenuhi kebutuhan perusahaan. Beberapa fitur unggulan yang dimaksud Novita adalah reminder notification, dan optical character recognition (OCR). Selama ini Novita mengaku kesulitan mencari dokumen dengan nama yang tidak sesuai denga nisi, sehingga harus dicari secara manual dan memakan waktu.

“Saat trial di Exdoma lumayan membantu, cukup membnatu sekali. Walaupun sekarang belum pakai Exdoma, mudah-mudahan nanti pelaksanaannya (menggunakan Exdoma) sesuai dengan trial serakang belum mudah2n pelaksanaan sesuai dengan trial,” ungkapnya.

Sementara itu Business Development Manager Hukumonline, M. Zainal Arifin menambahkan bahwa reminder notification akan dikirimkan kepada pengguna melalui email yang telah didaftarkan. Adapun isi dari email tersebut adalah berupa informasi dokumen yang akan segera habis masa berlakunya atau expired.

“Jadi reminder notification yang masuk ke email itutidak menampilkan informasi dokumen secara spesifik, tapi di dalam email akan diberikan link untuk melihat dokuman yang dimaksud,” pungkasnya.

Untuk diketahui Exdoma merupakan salah atu produk unggulan dari Hukumonline yang dilengkapi dengan fitur Audit Trail, di mana Anda dapat melacak aktivitas user lainnya terhadap dokumen penting tersebut. Anda akan tahu siapa yang mengedit, menyimpan, mengunduh, dan menghapus dokumen.

Selain itu, terdapat juga fitur Alert & Notifications yang membuat Anda lebih tenang karena tidak perlu repot mencari dokumen secara manual untuk memperbarui dokumen yang akan kedaluwarsa. Tidak hanya itu, fitur ini juga membantu Anda jika ada tindakan yang memerlukan persetujuan dan pemberitahuan tugas-tugas baru.

Dengan Exdoma, Anda juga dapat dengan mudah dan cepat mencari dokumen berdasarkan kategori, penandaan, metadata dan teks tubuh dengan Exdoma karena terdapat fitur Dynamic Metadata dan Advanced Search. Selain itu, terdapat Optical Character Recognition yang memungkinkan sistem membaca teks pada dokumen hasil pindaian atau gambar.

Tags:

Berita Terkait