Berita

Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi Kerja dengan Sistem Pengelolaan Dokumen Terintegrasi: Exdoma

Belum lama, Hukumonline meluncurkan Exdoma, inovasi sistem pengelolaan dokumen yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

Oleh:
CT-CAT
Bacaan 2 Menit
Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi Kerja dengan Sistem Pengelolaan Dokumen Terintegrasi: Exdoma
Hukumonline

Mungkin dua hal ini sering kali luput dari perhatian Anda. Namun, dapatkah Anda ingat kembali, berapa kali dokumen perjanjian di perusahaan kedaluwarsa tanpa disadari? Situasi lain, seberapa cepat Anda dapat mengakses dokumen penting ketika dibutuhkan? Jika jawabannya lebih dari dua kali, Anda tidak sendiri. Sebab, hal ini umum terjadi di beberapa perusahaan.

 

Kendati terkesan sepele, akibat keduanya bisa jadi sangat fatal. Sebagai contoh, dokumen perjanjian yang kedaluwarsa akan kehilangan daya ikatnya dan berpotensi merugikan bagi perusahaan. Apalagi, jika dikerucutkan, keduanya memiliki akar masalah yang sama yaitu metode penyimpanan dokumen secara konvensional yang tersebar pada masing-masing unit departemen.

 

Biasanya, untuk memudahkan pencarian suatu dokumen, sebuah perusahaan sering kali merasa cukup hanya dengan membuat daftar dokumen di file spreadsheet atau Ms. Excel. Padahal, dokumen-dokumen yang dikelola amatlah penting. Cara-cara inilah yang kemudian berpotensi menimbulkan beragam masalah di kemudian hari. Selain soal terlewatnya tenggat waktu, penyimpanan dokumen pun jadi tidak terkonsentrasi. Ini belum termasuk lama dan sulitnya proses pencarian, sebab dokumen yang berbentuk soft copy biasanya tersebar di banyak komputer.

 

Masalah lain pun mengintai, yakni soal keamanan dokumen. Bagaimanapun, dokumen yang tersebar juga sepaket dengan risiko hilang, rusak, hingga terhapus secara sengaja maupun tidak sengaja. Sayangnya, jika hal tersebut terjadi—sulit untuk mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab. Belum lagi soal terbukanya celah akses terhadap dokumen penting perusahaan oleh pihak yang tidak berkepentingan.

 

Nah, kompleksitas inilah yang harus disiasati dengan penggunaan sistem pengelolaan dokumen yang tepat dan mumpuni. Sejalan dengan perkembangan zaman dan teknologi, kini, metode Document Management System (DMS) banyak digunakan oleh perusahaan maupun organisasi dalam mengelola dokumen bisnis mereka.  

 

Menjajal Exdoma, Inovasi Sistem Pengelolaan Dokumen

Beberapa waktu lalu, Hukumonline telah meluncurkan Excellent Document Management (Exdoma), sebuah inovasi sistem pengelolaan dokumen yang dapat Anda gunakan tidak hanya untuk menyimpan berkas, melainkan juga meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Berikut adalah empat fitur utama yang dapat memenuhi kebutuhan Anda.

 

1. Notification and Alert

Fitur ini akan secara aktif memberikan informasi kepada Anda mengenai segala hal dalam aplikasi yang terkait dengan Anda. Misalnya, memberitahukan daftar dokumen yang akan kedaluwarsa, menginformasikan jika ada tindakan yang memerlukan persetujuan Anda, dan lain sebagainya. Fitur ini tersimpan di ‘Inbox’ aplikasi, juga akan dikirimkan kepada Anda melalui email secara berkala.

Tags:

Berita Terkait