Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektivitas kerja aparatur di lingkungan instansi penyelenggara pemerintahan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) pada tanggal 1 April 2015 telah menandatangani Peraturan MenPAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor.
Melalui Permen tersebut, sebagaimana dikutip dari laman www.setkab.go.id, Menteri PAN-RB meminta seluruh instansi pemerintah/pemerintah daerah menyusun petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai tata kelola kegiatan dan tata cara pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor yang efektif dan efisien.
Dalam lampiran Permen ini disebutkan, pertemuan/rapat di luar kantor dengan menggunakan fasilitas hotel/villa/cottage/ resort dan/atau fasilitas ruang gedung lainnya yang bukan milik pemerintah dapat dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi beberapa kriteria.
Kriteria pertama, pertemuan yang memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus-menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor.
Kriteria kedua, tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/ instansi pemerintah di wilayah tersebut, sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor. Kriteria ketiga, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.
“Pertemuan sebagaimana dimaksud memenuhi salah satu unsur peserta sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Unit Kerja Eselon I lainnya dan/atau Pemerintah Daerah maupun masyarakat,” bunyi Permen tersebut.
Dalam Permen itu juga ditegaskan, pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas, yang dibuktikan berupa transkrip hasil rapat; notulensi rapat dan/atau laporan; dan daftar hadir peserta rapat.