Pada dasarnya, sebuah perusahaan memiliki tiga opsi untuk menyimpan dan mengelola dokumen hukum mereka. Pertama, menyimpan bentuk fisik dalam lemari arsip. Kedua, menyimpan di server internal. Ketiga, mengaplikasikan metode Document Management System (DMS). Pilihan pertama, meski dianggap sudah kuno dan berisiko, pada kenyataannya tidak dapat ditinggalkan begitu saja. Pun dengan opsi kedua, yang sedikit lebih canggih, tetapi memiliki banyak keterbatasan.
DMS selanjutnya menjadi pilihan yang dirasa paling tepat bagi banyak perusahaan. Namun, hal tersebut bukan tanpa tantangan. Ada harga tinggi yang harus dibayar untuk beragam kemudahan maupun fitur yang tersedia. Selain itu, sebagian besar DMS juga menuntut ketersediaan server internal yang besar, tidak ramah pengguna, hingga pemeliharaan khusus dan berkala.
Selama enam bulan terakhir, Hukumonline mendatangi sejumlah perusahaan untuk mencari tahu masalah yang kerap muncul dalam sistem pengelolaan dokumen perjanjian mereka. Kami mencoba merangkum kendala-kendala tersebut ke dalam tiga ilustrasi kasus yang mungkin juga Anda rasakan saat ini.
1. Saya Sulit Mengakses Dokumen
Seberapa cepat Anda dapat mengakses dokumen hukum ketika dibutuhkan?
Harus berhadapan dengan ratusan hingga ribuan halaman dokumen hukum setiap hari mungkin menjadi satu tantangan tersendiri bagi Anda yang bekerja departemen hukum. Sekalipun digitalisasi telah mengubah sebagian besar bentuk dokumen menjadi elektronik, Anda tetap butuh waktu yang tak sedikit untuk menelusuri dan satu demi satu file. Apalagi, jika perusahaan Anda hanya mengandalkan pencatatan daftar dokumen melalui spreadsheet yang belum terkategori dengan tepat. Ini belum termasuk penggunaan server internal yang terkadang membatasi akses dari berbagai lokasi di tengah situasi pandemi saat ini.
Jika diteruskan, bukan tidak mungkin cara-cara konvensional tersebut mendatangkan masalah di kemudian hari. Mengingat jumlah dokumen hukum akan terus bertambah, Anda membutuhkan satu metode penyimpanan yang terkonsentrasi dan cara cepat untuk memperbarui dokumen Anda.
2. Saya Terlambat Mengetahui Masa Kedaluwarsa Dokumen
Selain kontrak bisnis, ada juga dokumen perizinan yang harus Anda perbarui. Dengan meningkatnya intensitas meeting secara virtual, tanpa disadari, Anda melupakan masa kedaluwarsa dokumen. Padahal, dokumen perjanjian yang kedaluwarsa berisiko kehilangan daya ikatnya dan merugikan perusahaan.
3. Saya Sering Khawatir Dokumen Tidak Aman
Baik dokumen fisik maupun elektronik, keduanya memiliki risiko rusak, hilang, hingga terhapus akibat kecelakaan, gangguan teknologi, dan hal-hal yang tidak dapat diprediksi lain seperti bencana alam. Selain itu, setiap perjanjian sering kali mengandung informasi sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya. Masalahnya, jika ‘bencana’ tersebut sampai terjadi, akan sulit bagi Anda untuk mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab. Kekhawatiran adalah hal yang dapat dimaklumi. Namun, sebelum berlarut-larut dengan rasa khawatir, sudahkah Anda memastikan keamanan dokumen melalui upaya pencegahan dan pemulihan risiko?