Mengelola dokumen hukum bagi sebuah perusahaan adalah hal yang tak mudah. Ada tantangan tersendiri yang harus diatasi. Berbagai dokumen hukum harus dipelihara dengan baik, karena mengandung konsekuensi hukum yang dapat terjadi di kemudian hari. Selain itu, terdapat banyak pihak yang terlibat dalam sebuah dokumen hukum, baik internal maupun eksternal dengan karakteristik dokumen hukum yang berbeda-beda. Situasi ini kemudian membuat tantangan pengelolaan dokumen jadi tak semudah yang dibayangkan.
Chief Legal Counsel PT Pamapersada Nusantara, Boy Gemino Kalauserang pada kesempatan acara ‘Hukumonline Subscribers Meet-Up’, menyebutkan bahwa setidaknya ada lima jenis dokumen legal yang wajib diperhatikan. Pertama, dokumen internal perusahaan seperti DoE, AoA, sertifikat, register saham, dan lainnya. Kedua, dokumen terkait perizinan misal dokumen izin pertambangan, Nomor Induk Usaha (NIB), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), izin yang berkaitan dengan bisnis perusahaan, dan sebagainya. Ketiga, dokumen yang bersifat kontrak seperti perjanjian bisnis, perjanjian sewa dengan pihak ketiga, perjanjian pinjaman, perjanjian operasional, dan perjanjian lainnya. Keempat, dokumen terkait kepatuhan seperti laporan pelaksanaan jasa pertambangan, laporan wajib ketenagakerjaan, laporan kegiatan investasi, dan sebagainya. Kelima dokumen sengketa, sanggahan, bukti, putusan hakim dan lain sebagainya. (Baca: Tips Mengelola Dokumen Legal Bagi In-House Lawyers)
Kecepatan waktu, ketepatan, dan kejelian dalam mengelola dokumen menjadi kebutuhan bagi perusahaan dewasa ini. Jika terlewat dan masuk waktu kedaluwarsa, tentu dapat menyebabkan kerugian waktu. Ini belum termasuk risiko level of trust danreputasi perusahaan yang dapat berakhir di meja hijau.
Bagi sebagian perusahaan, pengelolaan dokumen seperti ini membutuhkan personel khusus, berkas yang banyak, serta ruang penyimpanan fisik yang besar. Namun, beruntung, di tengah disrupsi teknologi yang semakin menerpa, kebutuhan personel khusus hingga ruang besar penyimpanan fisik dokumen dapat disiasati lebih ringkas dan modern. Untuk mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan tersebut, Hukumonline meluncurkan Excellent Document Management (Exdoma), sebuah inovasi terkini berupa sistem pengelolaan dokumen hukum yang andal.
Terdapat enam keunggulan Exdoma yang dapat dirasakan pengguna, khususnya perusahaan yang selama ini bergelut dengan banyak dokumen. Keenam keunggulan tersebut antara lain, menghemat ruang penyimpanan fisik; menjaga keamanan kerahasiaan perusahaan; memudahkan proses pencarian dokumen; mendukung kolaborasi yang lebih baik berbagai divisi perusahan; menyediakan backup system dan pemulihan bencana yang lebih baik; serta harga yang bersaing. (Baca: Exdoma, Inovasi Sistem Pengelolaan Dokumen bagi Perusahaan Modern)
Pentingnya Pengingat Perjanjian bagi Sebuah Perusahaan
Untuk membantu perusahaan mengelola dokumen, Exdoma memiliki fitur-fitur yang dapat mempermudah sistem kerja. Pertama, adanya fitur Notification and Alert. Fitur ini akan secara aktif memberikan informasi mengenai segala hal yang terkait dengan setiap pengguna. Misalnya, memberitahukan daftar dokumen yang akan kedaluwarsa, menginformasikan jika ada tindakan yang memerlukan persetujuan, dan lain sebagainya. Fitur ini tersimpan di ‘Inbox’ aplikasi dan akan dikirimkan kepada pengguna melalui email secara berkala.
Kedua, Dashboard Monitoring. Fitur ini menyajikan informasi status dan statistik yang berkaitan dengan dokumen perusahaan. Melalui fitur ini, setiap pengguna akan mengetahui daftar dokumen yang baru saja diunggah atau habis masa berlakunya, serta kategori dokumen dan jumlahnya dalam database.