Cara Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang

PERTANYAAN

Saya ingin bertanya mengenai bagaimana cara mengurus akta kelahiran yang hilang? Terima kasih.

ULASAN LENGKAP

Terima kasih atas pertanyaan Anda.

Artikel ini ada pemutakhitan ketiga dari artikel dengan judul Apa yang Harus Dilakukan Jika Akta Kelahiran Hilang? yang dibuat oleh Ilman Hadi, S.H. dan pertama kali dipublikasikan pada Rabu, 13 Juni 2012, yang pertama kali dimutakhiran oleh Tri Jata Ayu Pramesti, S.H. pada Selasa, 2 Mei 2017 dan dimutakhirkan kedua kalinya pada Senin, 25 Maret 2019.

KLINIK TERKAIT

Cara Mengurus Akta Nikah dan Buku Nikah Hilang

29 Jul, 2025

Cara Mengurus Akta Kelahiran Anak dari Ibu Tunggal

16 Jul, 2025

Istri Gugat Cerai Suami Menolak, Dapatkan Akta Cerai Terbit?

05 Jun, 2025

Cara Mengurus Perbaikan Akta Kelahiran

07 Mei, 2025

Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

Pada dasarnya akta kelahiran yang dimiliki oleh warga negara Indonesia sebenarnya hanya berupa kutipan akta kelahiran yang pencatatannya didasarkan pada buku register akta kelahiran sesuai Pasal 27 ayat UU 24/2013 sebagai berikut.

1. Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada instansi pelaksana setempat paling lambat 60 hari sejak kelahiran.
2. Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pejabat pencatatan sipil mencatat pada register akta kelahiran dan menerbitkan kutipan akta kelahiran.

Adapun yang dimaksud instansi pelaksana adalah perangkat pemerintah kabupaten/kota yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan administrasi kependudukan.[1] Pada intinya yang mencatatkan peristiwa penting seperti kelahiran yang dimaksud adalah pejabat pencatatan sipil yang berkerja pada instansi pelaksana.[2]

Kemudian, Pasal 33 ayat (1) Perpres 96/2018 mengatur pencatatan kelahiran Warga Negara Indonesia (“WNI”) harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. surat keterangan kelahiran;
2. buku nikah/kutipan akta perkawinan atau bukti lain yang sah;
3. Kartu Keluarga (“KK”); dan
4. Kartu Tanda Penduduk (“KTP”) elektronik.

Dengan demikian, berdasarkan ketentuan-ketentuan di atas, dapat diketahui bahwa akta kelahiran yang dimiliki oleh penduduk WNI merupakan kutipan dari akta kelahiran yang dicatat oleh pejabat pencatatan kelahiran pada daerah setempat.

Syarat Penerbitan Duplikat Kutipan Akta Kelahiran yang Hilang

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari laman Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!) yang dikembangkan oleh Kantor Staf Presiden, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, dan Ombudsman RI menjelaskan jika memang terjadi kehilangan kutipan akta kelahiran, maka dapat dilakukan pencetakan ulang atau duplikat.

Kemudian, prosedur mengurus akta kelahiran yang hilang dapat dilihat pada peraturan masing-masing daerah. Sebagai contoh, di wilayah DKI Jakarta, aturan tersebut tercantum dalam Pergub DKI Jakarta 93/2012.

Berdasarkan Pasal 124 Pergub DKI Jakarta 93/2012, penerbitan duplikat kutipan akta pencatatan sipil adalah sebagai berikut:

1. Duplikat kutipan akta pencatatan sipil diberikan apabila kutipan yang dimiliki oleh yang bersangkutan rusak, hilang atau atas permintaan yang bersangkutan, kuasa hukumnya, instansi pemerintah dan perwakilan negara asing kepada dinas atau suku dinas.
2. Penerbitan duplikat akta pencatatan sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diselesaikan selambat-lambatnya 5 hari kerja sejak tanggal diterimanya berkas persyaratan secara lengkap.

Adapun persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh duplikat kutipan akta pencatatan sipil tersebut adalah sebagai berikut:[3]

1. surat pernyataan rusak/hilang dari yang bersangkutan;
2. surat keterangan kehilangan dari Kepolisian setempat;
3. fotokopi kutipan akta yang hilang;
4. fotokopi KK dan KTP;
5. penetapan pengadilan mengenai ganti nama atau jenis kelamin;
6. dokumen imigrasi bagi orang asing.

Tata Cara Penerbitan Duplikat Kutipan Akta Pencatalan Sipil

Adapun tata cara penerbilan duplikat Kutipan Akta Pencatalan Sipil adalah sebagai berikut:[4]

1. pemohon mengajukan duplikat kutipan akta pencatatan sipil;
2. petugas registrasi melakukan verifikasi dan validasi data penduduk;
3. petugas registrasi membuat duplikat kutipan akta pencatatan sipil sekaligus membuat catatan pinggir pada kutipan akta pencatatan sipil;
4. petugas registrasi merekam ke dalam database kependudukan;
5. kepala dinas menandatangani dan menerbitkan duplikat kutipan akta pencatatan sipil; dan
6. pemohon menerima kutipan akta catatan sipil.

Perkaya riset hukum Anda dengan analisis hukum terbaru dwibahasa, serta koleksi terjemahan peraturan yang terintegrasi dalam Hukumonline Pro, pelajari lebih lanjut di sini.

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum:

1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;
2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan;
3. Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
4. Peraturan Gubernur Nomor 93 Tahun 2012 tentang Tata Cara dan Persyaratan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Referensi:

Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!), yang diakses pada tanggal 28 Agustus 2025, pukul 13.10 WIB.

---

[1] Pasal 1 angka 7 Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi kependudukan (“UU 24/2013”)

[2] Pasal 1 angka 16 Peraturan Gubernur Nomor 93 Tahun 2012 tentang Tata Cara dan Persyaratan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil (“Pergub DKI Jakarta 93/2012”)

[3] Pasal 125 Pergub DKI Jakarta 93/2012

[4] Pasal 126 Pergub DKI Jakarta 93/2012