Berapa Lama Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Perusahaan?

PERTANYAAN

Tolong beri kami saran berapa lama seharusnya perusahaan menyimpan dokumen seperti dokumen keuangan, dokumen hukum, perjanjian, invoice, dan lain-lain. Mohon sebutkan pula dasar hukumnya dalam KUHD. Terima kasih.

INTISARI JAWABAN

Dalam KUHD diatur bahwa buku dan surat catatan di atas wajib disimpan selama 30 tahun, dan selama 10 tahun, surat dan telegram yang diterima dan salinan surat dan telegram yang dikeluarkan. Namun ternyata ketentuan KUHD ini sudah tidak berlaku lagi. Lalu, apa ketentuan barunya?

Penjelasan lebih lanjut dapat Anda baca ulasan di bawah ini.

ULASAN LENGKAP

Terima kasih atas pertanyaan Anda.

Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

Aturan Pembukuan dalam KUHD

Dikarenakan Anda secara spesifik menyebut dasar hukum dalam KUHD yang menggunakan istilah pembukuan, Pasal 6 KUHD mengatur setiap orang yang menjalankan perusahaan diwajibkan untuk menyelenggarakan catatan menurut syarat-syarat perusahaan tentang keadaan harta perusahaan dan tentang apa yang berhubungan dengan perusahaannya. Sehingga dari catatan-catatan yang diselenggarakan itu sewaktu-waktu dapat diketahui semua hak dan kewajibannya.

Adapun buku dan surat catatan di atas wajib disimpan selama 30 tahun, dan selama 10 tahun untuk surat dan telegram yang diterima dan salinan surat dan telegram yang dikeluarkan.[1]

Namun patut Anda garisbawahi, seiring perkembangan bisnis, berdasarkan Pasal 30 UU 8/1997, kini Pasal 6 KUHD dan semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan, penyimpanan, pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan UU 8/1997 dinyatakan tidak berlaku lagi.[2]

Alasan ketidakberlakuan Pasal 6 KUHD adalah untuk mengurangi efektivitas dan efisiensi perusahaan, di mana jangka waktu penyimpanan 30 tahun dan 10 tahun tersebut sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan, dan justru menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan.[3]

Aturan Penyimpanan Dokumen Perusahaan

Namun demikian, pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.[4]

Oleh karena itu, kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, sehingga perlu ada pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya.[5]

Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya yang punya nilai guna bagi perusahaan.[6]

Setiap perusahaan wajib membuat catatan sesuai kebutuhan perusahaan yakni neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.[7]

Catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Kecuali jangka waktu penyimpanan data pendukung administrasi keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan untuk jangka waktu penyimpanan dokumen lainnya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen itu, yang mana ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan dalam suatu jadwal retensi. [8]

Tapi, kewajiban penyimpanan ini tidak menghilangkan fungsi dokumen sebagai alat bukti atau untuk kepentingan hukum lainnya.[9]

Sehingga menjawab pertanyaan Anda, berapa lama seharusnya perusahaan menyimpan dokumen seperti dokumen keuangan adalah selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Namun untuk jangka waktu penyimpanan data pendukung administrasi keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Kemudian jangka waktu penyimpanan dokumen hukum, perjanjian, invoice yang menurut hemat kami termasuk dokumen lainnya yang punya nilai guna bagi perusahaan disimpan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan dalam suatu jadwal retensi.

Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.[10]

Dinamisnya perkembangan regulasi seringkali menjadi tantangan Anda dalam memenuhi kewajiban hukum perusahaan. Selalu perbarui kewajiban hukum terkini dengan platform pemantauan kepatuhan hukum dari Hukumonline yang berbasis Artificial Intelligence, Regulatory Compliance System (RCS). Klik di sini untuk mempelajari lebih lanjut.

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum:

1. Kitab Undang-Undang Hukum Dagang;
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.

---

[1] Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (“KUHD”)

[2] Pasal 30 KUHD

[3] Konsiderans huruf c dan d Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (“UU 8/1997”)

[4] Konsiderans huruf e UU 8/1997

[5] Konsiderans huruf e UU 8/1997

[6] Pasal 1 angka 2 dan 3 UU 8/1997

[7] Pasal 5 dan 8 ayat (1) UU 8/1997

[8] Pasal 11 ayat (1), (2), (3), dan (4) UU 8/1997

[9] Pasal 11 ayat (5) UU 8/1997

[10] Pasal 1 angka 3 UU 8/1997