Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking oleh Notaris

PERTANYAAN

Apa perbedaan legalisir, legalisasi, danwaarmerking?

ULASAN LENGKAP

Terima kasih atas pertanyaan Anda.

Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran kedua dari artikel dengan judul Perbedaan Legalisasi dan Waarmerking Dokumen yang pertama kali dibuat oleh Irma Devita Purnamasari, S.H., M.Kn. dan dipublikasikan pada 23 Maret 2015, kemudian dimutakhirkan pertama kali pada 20 Agustus 2024.

KLINIK TERKAIT

Kedudukan Notaris dalam Hukum Persaingan Usaha

03 Jun, 2026

Aturan Penyitaan Akta Notaris untuk Keperluan Penyidikan

27 Apr, 2026

Advokat Alih Profesi Jadi Notaris, Ini Syarat Utamanya

24 Mar, 2026

Pembuatan Surat Kuasa di Hadapan Notaris

12 Sep, 2025

Seluruh informasi hukum dalam Klinik Hukumonline disediakan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Silakan mempelajari Pernyataan Penyangkalan untuk informasi selengkapnya. Untuk memperoleh nasihat hukum yang sesuai dengan kasus Anda, silakan berkonsultasi langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

Penting untuk diketahui bahwa dalam menjalankan jabatannya, notaris tunduk pada UU 30/2004 sebagaimana telah diubah dengan UU 2/2014. Terkait perbedaan legalisir, legalisasi dan waarmerking, berikut penjelasannya.

Legalisir atau Legalisasi

Menjawab pertanyaan Anda, perlu kami informasikan bahwa legalisir dan legalisasi adalah sama. Merujuk laman KBBI, legalisasi merupakan bentuk baku dari legalisir.

Terkait legalisasi lebih lanjut, Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Jabatan Notaris menerangkan bahwa notaris dalam jabatannya berwenang mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus.

Pasal tersebut dapat dimaknai sebagai legalisir atau legalisasi terhadap akta di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh orang perseorangan atau oleh para pihak, di atas kertas yang bermaterai cukup, dengan jalan pendaftaran dalam buku khusus, yang disediakan oleh notaris.

Menurut Irma Devita Purnamasari, S.H., M.Kn. (penulis sebelumnya), ringkasnya, poin dari legalisasi adalah para pihak membuat suratnya, dibawa ke notaris, lalu menandatanganinya di hadapan notaris, kemudian dicatatkan dalam buku legalisasi.

Lebih lanjut, tanggal pada saat penandatanganan di hadapan notaris itulah yang merupakan tanggal terjadinya perbuatan hukum atau yang melahirkan hak dan kewajiban antara para pihak.

Kemudian, notaris dapat pula menjelaskan isi dari surat tersebut atau hanya mengesahkan tanda tangan dan kepastian tanggalnya saja. Namun, yang menjadi poin pentingnya adalah adanya pengesahan tanda tangan para pihak, penetapan kepastian tanggal, dan pencatatan dalam buku khusus atau buku legalisasi. Hanya sebatas itulah pertanggungjawaban notaris atas legalisasi.

Waarmerking

Ketentuan waarmerking diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Jabatan Notaris yang menerangkan bahwa notaris dalam jabatannya berwenang pula membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus. Buku khusus tersebut disebut dengan Buku Pendaftaran Surat di Bawah Tangan. Dalam keseharian, kewenangan ini dikenal juga dengan sebutan Pendaftaran surat di bawah tangan dengan kode: “Register” atau Waarmerking atau Waarmerk.[1]

Poin dari pendaftaran ini, para pihak telah menandatangani suratnya, baik sehari ataupun seminggu sebelumnya, kemudian membawa surat tersebut ke notaris untuk didaftarkan ke dalam Buku Pendaftaran Surat di Bawah Tangan.

Fungsinya, terhadap perjanjian/kesepakatan yang telah disepakati dan ditandatangani dalam surat tersebut, selain para pihak, ada pihak lain yang mengetahui adanya perjanjian/kesepakatan itu. Hal ini dilakukan agar meniadakan atau setidaknya meminimalisir penyangkalan dari pihak lain.

Kemudian, hak dan kewajiban antara para pihak muncul pada saat penandatanganan surat yang telah dilakukan oleh para pihak tersebut, bukan saat pendaftaran kepada notaris. Pertanggungjawaban notaris sebatas pada membenarkan bahwa para pihak membuat perjanjian atau kesepakatan pada tanggal yang tercantum dalam surat yang didaftarkan.[2]

Adapun menurut A. A. Andi Prajitno dalam bukunya Kewenangan Notaris: Contoh Akta-akta Notaris dalam Perbuatan Hukum Keperdataan Perorangan (hal. 31), pencatatan atau waarmerking mempunyai arti akta di bawah tangan yang dicatatkan, dan didaftar pada protokol kantor notaris. Akta tersebut sudah sempurna atau sudah selesai, sudah ada tanda tangan para pihak dalam akta dan kemungkinan tanggal selesainya akta tersebut jauh sebelum tanggal didaftarkan atau dilakukan waarmerking. Jadi, terdapat kemungkinan tanggal pembuatan akta dan tanggal waarmerking tidak sama.

Kesimpulannya, pada legalisasi, dengan telah dilegalisasinya suatu akta atau surat, maka para pihak dengan sendirinya telah memberikan penegasan tentang kebenaran tanda tangan mereka, dan hal tersebut berarti ada penegasan tentang kebenaran tanggal. Setelah itu, akta dicatatkan dalam buku legalisasi. Sedangkan pada waarmerking notaris, notaris hanya melakukan pendaftaran saja.

Demikian jawaban kami terkait perbedaan legalisasi dan waarmerking sebagaimana ditanyakan, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum:

1. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris;
2. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris.

Referensi:

1. A. Andi Prajitno. Kewenangan Notaris: Contoh Akta-akta Notaris dalam Perbuatan Hukum Keperdataan Perorangan. Surabaya: CV. Putra Media Nusantara, 2018;
2. Anak Agung Bagus Indra Dwipraditya (et.al). Tanggung Jawab Notaris terhadap Keabsahan Tanda Tangan Para Pihak pada Perjanjian di Bawah Tangan yang di Waarmerking. Jurnal Konstruksi Hukum, Vol. 1, No. 2, 2020;
3. Karmila Sari Sukarno dan Pujiyono. Penghapusan Legalisasi Surat Pengakuan Utang dalam Perjanjian Kredit Perbankan. Surakarta: CV. Indotama Solo, 2016;
4. Legalisasi, yang diakses pada 3 Juli 2026 pukul 16.09 WIB.

[1] Karmila Sari Sukarno dan Pujiyono. Penghapusan Legalisasi Surat Pengakuan Utang dalam Perjanjian Kredit Perbankan. Surakarta: CV. Indotama Solo, 2016, hal. v

[2] Anak Agung Bagus Indra Dwipraditya (et.al). Tanggung Jawab Notaris terhadap Keabsahan Tanda Tangan Para Pihak pada Perjanjian di Bawah Tangan yang di Waarmerking. Jurnal Konstruksi Hukum, Vol. 1, No. 2, 2020, hal. 235