Profesi Hukum

Dasar Kewenangan Notaris untuk Legalisir Dokumen

Bacaan 4 Menit
Dasar Kewenangan Notaris untuk Legalisir Dokumen

Pertanyaan

Ketentuan legalisir notaris atas copy dokumen administrasi pada saat proses pemilihan mitra kerja sama untuk badan usaha asing. Apakah terdapat peraturan khusus terkait dengan legalisir notaris atas copy dokumen administrasi untuk badan usaha asing?

Intisari Jawaban

circle with chevron up
Salah satu kewenangan notaris adalah pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya. Kewenangan notaris ini telah tercantum secara tegas dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris dan perubahannya. Dalam praktik, kewenangan ini dikenal juga dengan istilah legalisir dokumen.
 
Penjelasan lebih lanjut dapat Anda klik ulasan di bawah ini.

Ulasan Lengkap

 
Kewenangan Notaris Melegalisir Dokumen
Notaris berwenang membuat akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk:[1] 
  1. dinyatakan dalam akta autentik; 
  2. menjamin kepastian tanggal pembuatan akta; 
  3. menyimpan akta;
  4. memberikan grosse;
  5. salinan dan kutipan akta.
 
Adapun semua kewenangan di atas adalah sepanjang pembuatan akta tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.[2]
 
Selain kewenangan di atas, notaris berwenang pula:[3]
  1. mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
  2. membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
  3. membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
  4. melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya;
  5. memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta;
  6. membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
  7. membuat akta risalah lelang.
 
Berdasarkan penjelasan di atas, maka memang benar bahwa notaris berwenang untuk melakukan pengesahan atas dokumen fotokopi untuk pencocokan antara fotokopi dengan surat aslinya.
 
Hal senada juga diterangkan oleh Notaris Wida Ria Sanjaya, yang menyatakan bahwa legalisir berarti mencocokan antara dokumen asli dengan dokumen fotokopi, serta apabila akan dilegalisir maka dokumen asli harus diperlihatkan ke notaris.
 
Jadi, kami berpendapat bahwa notaris memang berwenang untuk melakukan legalisir atas fotokopi dokumen administrasi untuk badan usaha asing. Akan tetapi, hal tersebut tidak didasarkan atas aturan khusus yang berlaku untuk badan usaha asing sebagaimana yang Anda tanyakan, melainkan berdasarkan kewenangan notaris secara umum sebagaimana yang telah kami jelaskan di atas.
 
 
Legalisasi Dokumen Asing
Akan tetapi, perlu diperhatikan pula apabila dokumen administrasi yang Anda maksud merupakan dokumen asing yang secara hukum perlu mendapatkan legalisasi untuk dapat digunakan di Indonesia. Mengenai hal ini, Anda bisa merujuk kepada artikel Perlukah Dokumen Asing Dilegalisasi di KBRI? yang menjelaskan bahwa setiap dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.
 
Hal ini sesuai dengan bunyi dari Angka 79 huruf b Lampiran Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 3 Tahun 2019 tentang Panduan Umum Hubungan Luar Negeri oleh Pemerintah Daerah (“Permenlu 3/2019”) berikut ini:
 
Dalam hal legalisasi dokumen diperlukan, prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut:
  1. Untuk dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan digunakan di Indonesia, legalisasi dilakukan oleh otoritas asing yang berwenang dimana dokumen diterbitkan, perwakilan RI di negara dimana dokumen diterbitkan atau perwakilan RI yang merangkap akreditasi, serta jika diperlukan, Kementerian Luar Negeri.
 
Sehingga jika yang Anda maksud merupakan legalisasi dokumen asing tersebut, maka perlu dilakukan legalisasi ke instansi yang berwenang agar dokumen asing itu sah untuk digunakan di Indonesia.
 
Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.
 
Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.
 
Dasar Hukum:
 
Catatan:
Kami telah melakukan wawancara dengan Notaris Wida Ria Sanjaya, S.H., M.Kn. via telepon pada Kamis, 29 April 2021 pukul 11.00 WIB.
 

[2] Pasal 15 ayat (1) UU 2/2014
[3] Pasal 15 ayat (2) UU 2/2014
Tags: