Personalisasi
Halo,
Anda,

Segera Upgrade paket berlangganan Anda.
Dapatkan fitur lebih lengkap
Profil
Ada pertanyaan? Hubungi Kami
Bahasa
id-flag
en-flag

Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Naskah Dinas

Share
copy-paste Share Icon
Kenegaraan

Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Naskah Dinas

Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Naskah Dinas
Bernadetha Aurelia Oktavira, S.H.Si Pokrol
Si Pokrol
Bacaan 10 Menit
Keabsahan Tanda Tangan Elektronik di Naskah Dinas

PERTANYAAN

Mohon bantuannya untuk penjelasan dan analisa mengenai bagaimana kekuatan hukum tanda tangan elektronik di naskah dinas/akta? Terima kasih.

DAFTAR ISI

    INTISARI JAWABAN

    Naskah dinas adalah sebuah sarana komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat berwenang di instansi atau lembaga yang bersangkutan. Perlu Anda ketahui, naskah dinas dapat dibuat secara elektronik, yang disebut naskah dinas elektronik.

    Kemudian, tanda tangan elektronik sendiri memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan tertentu dalam UU ITE dan perubahannya. Lantas, dapatkah tanda tangan elektronik dicantumkan dalam naskah dinas?

     

    Penjelasan lebih lanjut dapat Anda baca ulasan di bawah ini.

    ULASAN LENGKAP

    Terima kasih atas pertanyaan Anda.

     

    Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran dari artikel dengan judul sama yang dipublikasikan pertama kali pada Selasa, 14 Desember 2021.

    KLINIK TERKAIT

    Pemrosesan Data Visual Tidak Sah, Ini Sanksinya

    Pemrosesan Data Visual Tidak Sah, Ini Sanksinya

     

    Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

    Belajar Hukum Secara Online dari Pengajar Berkompeten Dengan Biaya TerjangkauMulai DariRp. 149.000

     

    Sebelum membahas soal keabsahan tanda tangan elektronik dalam naskah dinas secara spesifik. Mari kenali terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan naskah dinas.

    KBBI mengartikan naskah dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang sifatnya mengikat atau tidak mengikat.

     

    Aturan Pedoman Penulisan Naskah Dinas

    Terkait pedoman dalam penulisan atau tata naskah dinas, sejauh penelusuran kami, tiap instansi atau lembaga memiliki pedoman tata naskah dinas masing-masing. Misalnya sebagaimana diatur dalam Permenpanrb 80/2012 atau Permenkumham 31/2020.

    Lebih lanjut, jika ditinjau dalam Lampiran Permenpanrb 80/2012 (hal. 4), naskah dinas diartikan sebagai komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

    Naskah dinas ini dapat dibuat secara elektronik. Salah satu aturan yang memuat ketentuan naskah dinas elektronik adalah Permendagri 10/2021, di mana naskah dinas elektronik didefinisikan sebagai informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Dalam Negeri.[1]

    Merujuk berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa naskah dinas adalah sebuah sarana komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat berwenang di instansi atau lembaga yang bersangkutan, yang dapat berbentuk elektronik.

     

    Contoh Susunan Naskah Dinas

    Menjawab pertanyaan yang diajukan, Anda tidak menyebutkan naskah dinas atau akta seperti apa yang dimaksud. Untuk itu, guna menyederhanakan jawaban, kami mencontohkan pembuatan surat edaran oleh instansi pemerintah.

    Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.[2]

    Susunan surat edaran terdiri dari:[3]

    1. Kepala, yang terdiri dari:
      1. kop naskah dinas;
      2. tulisan ‘surat edaran’;
      3. kata ‘tentang’, dicantumkan di bawah frasa ‘surat edaran’; dan
      4. rumusan judul surat edaran, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata ‘tentang’.
    2. Batang tubuh, yang terdiri dari:
      1. alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
      2. peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan
      3. pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
    1. Kaki, yang terdiri dari:
      1. tempat dan tanggal penetapan;
      2. nama jabatan pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
      3. tanda tangan pejabat penanda tangan;
      4. nama lengkap pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital; dan
      5. cap dinas.
    1. Distribusi

    Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat berwenang ke pejabat dan pihak terkait lainnya.

    Merujuk pada susunan surat edaran sebagai naskah dinas sebagaimana dimaksud di atas, tidak disebutkan secara spesifik mengenai ketentuan tanda tangan, apakah diperbolehkan dalam bentuk tanda tangan elektronik atau tidak.

     

    Tanda Tangan Elektronik dalam Naskah Dinas

    Menyambung permasalahan ini, definisi dari tanda tangan elektronik bisa Anda temukan dalam Pasal 1 angka 12 UU 19/2016 yang menerangkan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

    Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut.[4]

    1. Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan.
    2. Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
    3. Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
    4. Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
    5. Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya.
    6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

    Mengenai keabsahan penggunaan tanda tangan elektronik, seperti yang pernah diulas dalam Cara Mengidentifikasi Tanda Tangan Elektronik Palsu, sepanjang tanda tangan elektronik memenuhi persyaratan Pasal 11 ayat (1) UU ITE di atas, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.

    Dengan demikian, menurut pendapat kami, sepanjang telah memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik di atas, maka tanda tangan elektronik yang dicantumkan di naskah dinas adalah sah dan memiliki kekuatan hukum.

    Namun demikian, patut digarisbawahi, sebagaimana dikutip dari Keabsahan Tanda Tangan Digital dan Tanda Tangan Elektronik di Tengah Pandemi, tanda tangan elektronik jelas-jelas dibubuhkan pada dokumen elektronik baik akan dicetak maupun tidak. Dalam artikel yang sama dijelaskan juga bahwa terkait akta notaris, tanda tangan tangan dalam akta tersebut telah dikunci hanya berupa tanda tangan basah.

    Jadi, menjawab pertanyaan Anda, kami berpendapat, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dalam hal telah memenuhi persyaratan, termasuk pula saat dicantumkan dalam sebuah naskah dinas, yang dalam hal ini bisa dibuat secara elektronik, yakni naskah dinas elektronik.

    Hal ini dipertegas juga dengan adanya penerapan tanda tangan elektronik untuk pelaksanaan kedinasan di instansi pemerintah seperti di Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).[5]

    Perkaya riset hukum Anda dengan analisis hukum terbaru dwi bahasa, serta koleksi terjemahan peraturan yang terintegrasi dalam Hukumonline Pro, pelajari lebih lanjut di sini.

    Demikian jawaban dari kami terkait keabsahan tanda tangan elektronik pada naskah dinas sebagaimana ditanyakan, semoga bermanfaat.

     

    Dasar Hukum:

    1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
    2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
    3. Peraturan Badan Pemeriksa Keuangan Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik Pada Dokumen Elektronik di Lingkungan Badan Pemeriksa Keuangan;
    4. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 31 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
    5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

     

    Referensi:

    KBBI, yang diakses pada 7 Oktober 2022, pukul 16.00 WIB.


    [1] Pasal 1 angka 2 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri

    [2] Lampiran Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (“Permenpanrb 80/2012”), hal. 14

    [3] Lampiran Permenpanrb 80/2012, hal. 14–15

    [4] Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

    [5] Pasal 12 huruf a Peraturan Badan Pemeriksa Keuangan Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik Pada Dokumen Elektronik di Lingkungan Badan Pemeriksa Keuangan

    Tags

    dokumen elektronik
    informasi elektronik

    Punya Masalah Hukum yang sedang dihadapi?

    atauMulai dari Rp 30.000
    Baca DisclaimerPowered byempty result

    KLINIK TERBARU

    Lihat Selengkapnya

    TIPS HUKUM

    Panduan Mengajukan Perceraian Tanpa Pengacara

    24 Feb 2023
    logo channelbox

    Dapatkan info berbagai lowongan kerja hukum terbaru di Indonesia!

    Kunjungi

    Butuh lebih banyak artikel?

    Pantau Kewajiban Hukum
    Perusahaan Anda Di Sini!