Pertemuan virtual atau online meeting penggunaannya semakin meningkat saat masa pandemi corona virus disease 2019 (Covid-19). Berbagai aktivitas bisnis seperti rapat perusahaan hingga kesepakatan kontrak bisnis juga dapat dilakukan melalui aplikasi pertemuan virtual tersebut. Sebut saja aplikasi pertemuan virtual yang umum digunakan masyarakat seperti Zoom, Google Meet, Skype, Slack hingga Whatsapp.
Memang pertemuan virtual tersebut dapat memudahkan masyarakat untuk berkomunikasi. Namun, harus disadari juga bahwa efektivitas komunikasi tersebut juga terbatas dibandingkan pertemuan secara langsung. Sehingga, risiko kesalahpahaman para pihak besar terjadi saat berkomunikasi melalui pertemuan virtual tersebut.
Tentunya pertemuan virtual tersebut berisiko tinggi saat membahas permasalahan penting yang menimbulkan perbuatan hukum seperti kontrak bisnis. Sebab, para pihak yang berkontrak tersebut harus mengetahui secara detil dan jelas mengenai kewajiban dan haknya dalam kontrak tersebut. Apabila tidak dipahami para pihak maka risiko pelanggaran kontrak tersebut dapat terjadi sehingga menimbulkan sengketa.
Atas hal tersebut, penting bagi para pihak untuk mempersiapkan berbagai hal yang dibutuhkan saat melangsungkan kesepakatan kontrak secara virtual. Salah satu hal paling penting yang harus dipersiapkan yaitu dokumen tertulis. Dokumen tersebut dibutuhkan saat, sebelum hingga sesudah kesepakatan kontrak untuk dipelajari terlebih dahulu dan menjadi bukti dalam kesepakatan.
Advokat dari JPP Lawfirm dan praktisi hukum perdata, James Purba, menerangkan meski terdapat kemudahan dalam kesepakatan kontrak virtual, terdapat juga berbagai kendala seperti keterbatasan komunikasi hingga gangguan teknis sinyal. Hal ini dikhawatirkan dapat menimbulkan permasalahan perbedaan pemahaman isi kontrak para pihak.
Sehingga, dia menjelaskan para pihak harus mempersiapkan dokumen prakontrak yang dapat dikirimkan melalui surel. Dokumen prakontrak tersebut sangat dibutuhkan sehingga para pihak dapat mempelajari terlebih dahulu isi-isi perjanjian yang ingin disepakati. Selain itu, dokumen prakontrak juga dibutuhkan agar pertemuan virtual tersebut dapat berlangsung efektif.
“Tentu kesepakatan di antara mereka (para pihak) untuk dealing sesuatu ada draft prakontrak dituangkan tertulis yang dapat dikirim melalui email. Nanti, untuk membahasnya mereka bertemu secara virtual. Jadi setiap perubahan, penambahan dan pengurangan dari kesepakatan kontrak itu baru dibicarakan secara online,” jelas James saat dihubungi hukumonline, Selasa (2/6).
Saat ingin menyepakati kontrak tersebut maka dokumen final tertulis juga harus dibuat dan diterima setiap pihak. Kemudian, James menjelaskan para pihak tersebut dapat mengadakan pertemuan fisik atau secara langsung dengan prosedur atau protokol kesehatan yang ditetapkan pemerintah antisipasi Covid-19. Hal ini karena pertemuan fisik saat kesepakatan kontrak tersebut tidak membutuhkan banyak orang yang berpotensi melanggar protokol kesehatan. (Baca: 6 Transformasi Cara Berhukum yang Mungkin Permanen Pasca Covid-19)
“Mungkin untuk penandatanganan bisa bertemu karena untuk signing depan notaris dan saksi-saksi yang bisa diatur jarak dan kondisi tempatnya,” tambah James.
Selain dokumen tertulis, setiap pertemuan virtual dalam pembahasan kontrak juga harus direkam sebagai dokumentasi perjanjian. Hal ini dibutuhkan untuk menghindari terjadinya sengketa dan alat bukti saat ada pengingkaran perjanjian. Kemudian, tidak boleh dilupakan yaitu kehadiran notulen rapat yang bertugas mencatat segala pembahasan kontrak virtual berlangsung.
“Meeting online-nya direkam sehingga bisa diputar lagi untuk mengetahui pembahasan maksud dari perjanjian ini bagaimana dan kalau ada pihak yang mengingkari perjanjian itu,” jelas James.
Partner pada Kantor Hukum ADCO, Rizky Dwinanto, menambahkan kondisi normal baru pasca-Covid-19 ini menimbulkan perubahan masyarakat, termasuk pelaku usaha dalam bertransaksi seperti membuat kesepakatan kontrak. Sehingga, aktivitas negosiasi bahkan penandatangan kontrak tersebut dapat dilakukan secara virtual mengingat sudah adanya tanda tangan digital dan aplikasi pertemuan virtual.
Namun, dia memandang meski kontrak tersebut dapat dinyatakan secara sah tanpa ada dokumen tertulis dengan mengacu Pasal 1338 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), namun dokumen fisik tetap diperlukan untuk dokumentasi dan antisipasi saat terjadi sengketa.
Dia juga menilai pentingnya kehadiran notulen dan konsultan hukum dalam kesepakatan tersebut yang dapat berperan untuk mencatat segala pembahasan dan kesepakatan yang terjadi para pihak. Kemudian, konsultan hukum itu juga bertugas merincikan isi-isi perjanjian yang disepakati para pihak.
“Konsultan hukum itu ikut meeting (virtual) tersebut untuk menotulensasikan diskusi dan kesepakatan para pihak. Dan itu dirilis melalui email nanti dikirim kepada para pihak,” jelas Rizky.
Rizky mengingatkan agar perekaman pertemuan virtual harus melalui kesepakatan para pihak. “Yang baru tren lagi apply recording (pertemuan virtual) tersebut harus disepakati para pihak jangan sampai ini tidak disepakati sehingga menimbulkan permasalahan hukum baru,” tambahnya.
Secara teknis tidak ada perbedaan antara kesepakatan kontrak melalui pertemuan virtual dan fisik. Hanya saja, Rizky memandang pertemuan virtual masih terdapat kekurangan dalam bernegosiasi. “Secara substansi tidak ada beda antara pertemuan virtual dan fisik. Hanya saja, personal touch dalam bernegosiasi kontrak pasti akan kena saat bertemu langsung,” jelasnya.
Perlu diketahui, dalam artikel klinik hukumonline berjudul “Bagaimana Pembuatan Kontrak yang Benar Secara Hukum” menjelaskan pada dasarnya, tidak ada format baku atau standar tertentu yang ditentukan dalam pembuatan suatu kontrak karena Indonesia menganut asas kebebasan berkontrak yang mengacu Pasal 1338 Kitab Undang Undang Hukum Perdata (KUH Perdata). Namun, pembuatan perjanjian tentunya harus memenuhi syarat sahnya perjanjian.
Syarat sahnya perjanjian tersebut terdiri dari:
a. Kesepakatan para pihak dalam perjanjian (agreement) b. Kecakapan para pihak dalam perjanjian (capacity)
a. Suatu hal tertentu (certainty of terms) b. Sebab yang halal (considerations) |
Masih dalam artikel tersebut, Ricardo Simanjuntak dalam bukunya “Teknik Perancangan Kontrak Bisnis” (hal. 60) menyatakan bahwa bila bentuk kontrak lisan saja mempunyai kekuatan hukum yang sah dan harus dipatuhi oleh para pihak yang terikat padanya, maka prinsip tersebut menunjukkan bahwa pada dasarnya kontrak tidak mempunyai suatu bentuk yang baku.
Jadi, tidak ada standar yang baku yang ditetapkan untuk membuat suatu perjanjian. Hal-hal yang minimal diatur dalam suatu perjanjian dapat dibuat secara bebas di antara para pihak yang mengikatkan diri. Dalam membuat perjanjian di Indonesia berlaku asas kebebasan berkontrak sebagaimana diatur dalam Pasal 1338 KUH Perdata.
Merujuk artikel klinik hukumonline lainnya berjudul “Poin-poin dalam Perjanjian”, advokat Brigitta Imam Rahayoe, poin-poin yang pada umumnya ada dalam suatu perjanjian antara lain meliputi (namun tidak terbatas pada): Para pi hak; Pendahuluan; Definisi; Pernyataan dan Jaminan; Isi Kontrak; Harga; Ketentuan Pembayaran; Metode Pembayaran; Kewajiban pembayaran; Waktu; Penyerahan;
Hak/title; Tanggung jawab; Ganti rugi; Perpajakan; Keadaan memaksa /kahar/force majeur; Jangka waktu berlakunya perjanjian; Wanprestasi; Akibat dari wanprestasi; Pengalihan; Pengujian inspeksi dan Sertifikasi; Kerahasiaan; Litigasi/Arbitrasi /Alternative Dispute Resolution; Hukum yang Berlaku; Yurisdiksi; Pengesampingan; Lampiran; Penutup.
