Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) secara bertahap dapat dilakukan secara elektronik atau e-RUPS. Pada tahap awal, penerapan e-RUPS tersebut dimulai dengan mengizinkan pemberian kuasa secara elektronik atau e-proxy pada RUPS dengan menggunakan sistem yang disediakan Lembaga Penyimpanan dan Penyelesaian dan Pelaksana RUPS seperti PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI).
Pengembangan ke depan, e-RUPS dapat dilangsungkan dengan mekanisme pemungutan suara secara elektronik atau e-voting. Penerapan e-voting masih belum dilakukan karena terdapat berbagai kendala khususnya saat penandatanganan risalah hasil rapat.
Regulasi e-RUPS ini mengacu pada Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) Nomor 15 Tahun 2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka (PT) dan POJK Nomor 16 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan RUPS PT Secara Elektronik. Meski telah dirancang sejak 2018, penerbitan kedua regulasi tersebut sehubungan dengan pembatasan sosial berskala besar (PSBB) saat pandemi Covid-19.
“POJK 15/2020 dan POJK 16/2020 ini sangat menarik karena direncanakan jauh-jauh hari awal 2018. Bagaimana proses rule making rule ini pas Covid-19 sudah final. Bahkan pembahasannya sampai e-voting untuk meningkatkan partisipasi publik di RUPS,” jelas Kepala Ekskutif Pengawas Pasar Modal dan Anggota Dewan Komisioner OJK, Hoesen, dalam webinar Himpunan Konsultan Hukum Pasar Modal (HKHPM), Rabu (17/6).
Sementara itu, Kepala Divisi Penilaian Perusahaan Jasa Non-Keuangan Direktorat Penilaian Keuangan Perusahaan Sektor Jasa OJK, Nailin Ni’mah, menjelaskan sistem penyelenggaraan e-RUPS adalah sistem atau sarana elektronik yang digunakan untuk mendukung penyediaan informasi, pelaksanaan dan pelaporan RUPS perusahaan terbuka.
Dia mengatakan penerapan e-RUPS tersebut terdapat dua bagian yaitu e-proxy dan e-voting. Namun, penerapan sementara saat ini baru sebatas e-proxy. (Baca: Beda e-Proxy dengan RUPS Online dalam Hukum Perseroan)
“Implementasi e-RUPS ini ada e-proxy dan e-voting, intinya sebenarnya menggabungkan POJK. Perusahaan terbuka pemegang saham sangat banyak dan tersebar di beberapa wilayah. Latar belakang hadirnya POJK ini untuk hadapi covid meskipun nantinya masih bisa diterapkan. Penerapan e-RUPS ini meliputi pemberitahuan RUPS sampai risalah,” jelas Nailin.
Dia menjelaskan perusahaan terbuka wajib menyediakan alternatif bagi pemberian kuasa secara elektronik kepada para pemegang saham untuk hadir dan memberikan suara dalam RUPS. E-Proxy dapat dilakukan pemegang saham melalui e-RUPS yang diselenggarakan penyedia e-RUPS atau sistem yang disediakan perusahaan terbuka. Pemberian kuasa paling lambat 1 hari kerja sebelum penyelenggaraan RUPS.
Dalam e-proxy, pemegang saham dapat mencantumkan pilihan suara pada setiap mata acara. Kemudian, pemegang saham dapat melakukan perubahan suara termasuk pilihan suara. Perubahan kuasa termasuk pilihan suara dapat diubah 1 hari kerja sebelum penyelenggaraan RUPS. Pihak yang dapat menerima kuasa meliputi partisipan yang mengadministrasikan sub rekening efek atau efek milik pemegang saham, pihak yang disediakan perusahaan terbuka dan pihak yang ditunjuk pemegang saham. Penerima kuasa dinyatakan batal saat pemegang saham hadir secara langsung dalam RUPS.
Pelaksanaan e-RUPS dapat dilakukan menggunakan sistem yang disediakan penyedia e-RUPS atau perusahaan terbuka. Penyedia e-RUPS merupakan lembaga penyimpanan dan penyelesaian yang ditunjuk OJK dan pihak lain yang disetujui OJK dengan syarat wajib berbadan hukum di Indonesia dan berkedudukan di wilayah Indonesia.
Kewajiban penyedia e-RUPS yaitu tedaftar sebagai penyelenggara sistem elektronik, menyediakan hak akses kepada pengguna e-RUPS untuk dapat mengakses e-RUPS, memiliki dan menetapkan prosedur operasional standar pelaksanaan e-RUPS secara elektronik, memastikan terlaksananya e-RUPS secara elektronik, memastikan keamanan dan keandalan e-RUPS, menginformasikan kepada pengguna saat ada perubahan atau pengembangan sistem termasuk penambahan fitur layanan e-RUPS.
Kemudian, penyedia e-RUPS juga harus menyediakan rekam jejak audit terhadap seluruh pemrosesan data di e-RUPS untuk keperluan pengawasan, penegakan hukum, penyelesaian sengketa, verifikasi dan pengujian. Penyedia e-RUPS wajib memiliki dan menempatkan fasilitas pengganti pusat data dan pusat pemulihan bencana terkait penyelenggaraan e-RUPS di wilayah Indonesia pada tempat yang aman dan terpisah dari pusat data utama.
Penyedia e-RUPS wajib memenuhi standar minimum sistem teknologi informasi, pengamanan teknologi informasi, gangguan dan kegagalan sistem, serta alih kelola sistem teknologi informasi. Penyedia e-RUPS wajib menyimpan setiap data pelaksanaan RUPS secara elektronik. Dan, penyedia e-RUPS bertanggung jawab atas semua kerugian yang timbul akibat kesalahan dan kelalaian dalam penyediaan dan pengelolaan e-RUPS.
Perwakilan Biro Administrasi Efek (BAE), Ester Agung Setiawati, menyampaikan bagi perusahaan terbuka yang ingin menyelenggarakan sendiri maka sistemnya wajib memiliki fitur yang menampilkan tata tertib, bahan RUPS, mata acara RUPS yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
Kemudian, sistem e-RUPS juga memungkinkan semua perserta RUPS berpartisipasi dan berinteraksi dalam RUPS. Lalu, ada juga fitur penghitungan kuorum kehadiran RUPS, penghitungan suara termasuk jika terdapat lebih dari 1 klasifikasi saham, perekaman seluruh interaksi dalam RUPS berbentuk audio, visual, audio visual maupun rekaman elektronik non-visual, dan fitur pemberian kuasa secara elektronik.
