Jabatan notaris merupakan profesi yang rentan terseret permasalahan hukum bahkan ancaman pemidanaan saat terjadi sebuah sengketa. Hal ini lantaran notaris merupakan pihak yang mengeluarkan akta otentik seperti untuk kebutuhan perjanjian atau jual-beli yang dapat dijadikan objek pemidanaan.
“Dalam praktik saya menemukan banyak sekali rekan-rekan notaris yang kemudian menjadi terpidana atau menjadi pihak yang ikut dilaporkan ke polisi atau ikut digugat dalam perkara pengadilan,” ujar Partner Ariyanto Arnaldo Law Firm, Marcella Santoso dalam Seminar Online 100 Pembicara Alumni Notariat Universitas Indonesia secara daring, Kamis (1/8/2024).
Sebagai langkah awal, Marcella menjelaskan pentingnya bagi notaris memastikan pihak-pihak yang hadir atau menghadap sesuai dengan isi akta yang dibuat. Cara memastikannya dapat dengan verifikasi identitas diri para pihak melalui Kartu Tanda Penduduk (KTP). Sayangnya, notaris terkadang mengabaikan prosedur ini.
“Ini harus dihindari karena bisa jadi awal masalah terkait subjeknya siapa yang menghadap,” katanya.
Baca juga:
- Menyoal Batasan Usia Pensiun Notaris dengan Advokat Berujung ke MK
- Seru dan Happy, Alasan Notaris dan Lawyer Ikut Hukumonline Run 2024
Dia menegaskan pentingnya memeriksa materiil dari akta yang dibuat. Misalnya saat pembuatan akta pengalihan saham, menurut Marcella notaris harus memastikan yang menghadap notaris adalah pihak yang sah dan berhak untuk mengalihkan. Pemeriksaan dapat dilakukan dari sumber administrasi hukum umum (AHU), profil perusahaan, serta dokumen lain.
“Jadi riwayat kronologi materi atau objek yang disampaikan (notaris) harus benar-benar menguasai,” imbuhnya.
Dalam proses pemeriksaan hukum terhadap notaris memang terdapat mekanisme perizinan terlebih dulu melalui Majelis Pengawas Daerah (MPD) sebagai pihak yang berwenang memberi izin kepada penegak hukum. Namun dalam praktik, notaris tetap mengedepankan kehati-hatian.
Sebab saat penyidik tidak diberi izin melakukan pemeriksaan terhadap notaris bersangkutan misalnya, terdapat kasus MPD malah menjadi pihak yang dikenakan dengan pasal obstruction of justice alias menghalang-halangin proses peradilan pidana
“Bisa terjadi daya paksa itu di lapangan. Jadi, ada Kitab Undang Undang Hukum Acara Pidana (KUHAP) yang dijadikan alasan dan landasan bagi para penyidik untuk memanggil dan memeriksa notaris. Risiko notaris dipanggil dan dilaporkan sangat besar sekali,” paparnya.
Dalam UU No. 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No.30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sudah diatur sanksi administratif yang diberikan saat terjadi pelanggaran. Sanksi berupa peringatan tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian secara hormat dan pemberhentian secara tidak hormat.
Namun dalam praktiknya, tidak dapat mengacu pada UU saja. Hal ini karena notaris dapat dikenakan Pasal 263 KUHP. Untuk itu, penting bagi notaris mengetahui isi materi atas akta yang dibuat demi memitigasi risiko pidana. Sebab pada saat terjadi permasalahan hukum, notaris harus membuktikan produknya secara materil.
Sebagai upaya mitigasi, Marcella menekankan pentingnya notaris memiliki administrasi yang rapih seperti penomoran akta, identitas klien, riwayat komunikasi dengan klien. Dia menyarankan komunikasi lebih baik dilakukan melalui surat elektronik atau email.
“Saya saat sebagai kuasa hukum dan mendampingi usahakan komunikasi lewat email. Kalau telepon bisa diganti, chat bisa hilang. Meski capture chat ada, tapi tidak bisa dianggap bukti sesuai metode pengambilan forensik karena HP sudah tidak ada,” imbuhnya.
Riwayat komunikasi tersebut juga menunjukan itikad baik dari notaris sehingga dapat menghindari risiko pemidanaan. Riwayat komunikasi menunjukan tidak ada kesamaan niat antara notaris dengan pelaku kejahatan. Kemudian, dokumentasi pembacaan akta pada penandatanganan akta juga harus dilakukan.
“Pada saat melakukan kewajiban itu tetap harus didokumentasikan karena di dalam di dalam praktik sering kali tidak membacakan akta itu juga dianggap sebagai itikad buruk,” pungkasnya.
