Dalam praktik, bisnis cover note dari notaris seringkali dipergunakan sebagai pengganti dari akta autentik untuk melangsungkan transaksi bisnis. Seperti contohnya pada transaksi pembiayaan antara bank sebagai kreditur dan nasabah sebagai debitur. Banyak bank kreditur dalam offering letter (surat penawaran) hanya mensyaratkan cover note notaris sebagai pengganti akta perjanjian maupun akta pengikatan jaminan.
Cover note sendiri tidak diatur secara spesifik dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 jo UU Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris maupun dalam Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pembuat Akta Tanah. Definisi cover note yang ditemukan dalam kamus perbankan (2018), adalah merupakan surat keterangan yang menyatakan tentang suatu keadaan yang berdasarkan perjanjian tertentu. Dalam yurisprudensi Mahkamah Agung Nomor 1293/K/Pdt/2006 cover note notaris hanya dipersamakan dengan surat di bawah tangan sebagaimana diatur dalam Pasal 1881 ayat (2) KUH Perdata.
Artinya, dalam hal ini dapat dikatakan bahwa cover note notaris berbeda dengan akta notarial, baik dari segi sifat maupun kekuatan pembuktiannya. Secara hukum, cover note hanyalah surat keterangan dari notaris atas perbuatan hukum yang telah dilakukan oleh para pihak. Dari segi sifatnya, cover note berbeda dengan akta yang menerangkan kedudukan para pihak beserta hak dan kewajiban yang melekat. Cover note belum tentu mengikat kedua belah pihak, berbeda dengan akta yang mengikat kedua belah pihak.
Demikian juga dengan adanya perbedaan kekuatan pembuktian jika terjadi sengketa. Akta notarial yang dibuat oleh notaris memiliki kekuatan pembuktian sempurna sebagaimana diatur dalam Buku IV KUH Perdata. Sebaliknya, cover note notaris hanya berlaku sebagai surat keterangan di bawah tangan. Pada esensinya penggunaan cover note dalam praktik transaksi bisnis adalah untuk memberikan fleksibilitas pada transaksi bisnis itu sendiri mengingat pengurusan beberapa dokumen notarial kadang memerlukan waktu dan prosedur yang tidak singkat. Seperti misalnya dalam hal ini adalah akta notarial terkait dokumen jaminan seperti akta pemasangan hak tanggungan (APHT) maupun penerbitan sertifikat hak tanggungan.
Baca juga:
- Penting! 3 Rambu INI Perlu agar Notaris Tak Sembarangan Buat Akta Selama Wabah Covid-19
- Notaris dan Pembuatan Akta Ikrar Wakaf
- Sejumlah Isu Hukum dalam Profesi Notaris, Cocok untuk Skripsi!
Dalam hal ini memang menggunakan cover note dalam transaksi bisnis jauh lebih simpel dibanding dengan menggunakan akta notarial. Terutama jika akta notarial tersebut terkait dengan eksekusi dari transaksi yang akan dilangsungkan para pihak. Dalam banyak transaksi bisnis yang dilakukan para pihak, akta notarial diposisikan sebagai prasyarat transaksi (condition precedence), misalnya antara pengesahan akta oleh notaris dan timbulnya pagu pembiayaan. Dalam kondisi menunggu sempurnanya akta notarial atau hingga selesainya akta notarial disahkan oleh notaris atau pejabat pembuat akta tanah maka para pihak menyepakati penggunaan cover note sebagai pengganti akta yang dimaksud.
Menggunakan cover note sebagai pengganti akta notarial untuk memenuhi prasyarat transaksi (condition precedence) tentu akan lebih praktis. Sebaliknya penggunaan cover note tersebut juga mengandung risiko bagi para pihak, khususnya bagi pihak yang menerima cover note sebagai pengganti akta notarial.