Tanda Tangan Elektronik Tanpa Sertifikasi, Sahkah Dokumennya?

PERTANYAAN

Saya ingin bertanya khusus terkait tanda tangan digital: 

1. Misalkan untuk SPT tahunan yang akan dikeluarkan oleh Perusahaan kepada karyawan, apakah dapat dilakukan hanya berupa tanda tangan digital saja tanpa memberikan tanda tangan basah kepada karyawan?

Catatan: yang dimaksud tandatangan digital disini adalah menandatangani secara virtual dengan menggunakan Microsoft office (baik PDF, word atau lainnya)

2. Apakah tanda tangan digital tersebut sah dan berlaku mengikat? Jika tidak berlaku maka bagaimana seharusnya dilakukan tanda tangan digital?
3. Pada prakteknya surat yang dikeluarkan oleh Bank banyak yang juga tanpa tandatangan dan hanya memberikan Catatan yaitu salah satunya “Surat ini sah tanpa tanda tangan” dan lain sebagainya. Sehingga apakah Notes tersebut sah sehingga bisa dimuat notes terkait dalam rangka mengeluarkan surat.

Mohon dapat diberikan penjelasan dengan dasar hukumnya.

INTISARI JAWABAN

Ada atau tidaknya tanda tangan bukan termasuk syarat sahnya perjanjian/dokumen. Namun, tanda tangan berfungsi sebagai sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan dan isi dari tulisan tersebut.

Surat yang dibubuhi tanda tangan yang dibuat secara virtual di dalam dokumen microsoft word/pdf tetapsah secara hukum sepanjang diakui kebenarannya oleh pihak yang membuat dan menandatanganinya. Begitu pula dokumen yang tidak dibubuhi tanda tangan.

Penjelasan lebih lanjut dapat Anda baca ulasan di bawah ini.

ULASAN LENGKAP

Keabsahan Dokumen Tanpa Tanda Tangan

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan Anda, pertama, perlu dipahami terlebih dahulu bahwa ada tidaknya tanda tangan bukan merupakan syarat sahnya perjanjian, dan hanya untuk memberi ciri atau mempersonalisasi perjanjian.

Disarikan dari Dapatkah Menarik Kembali Tanda Tangan Perjanjian karena di Bawah Tekanan?, tanda tangan secara umum berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas:

1. identitas penanda tangan; dan
2. isi dari tulisan.

Adapun Pasal 1875 KUH Perdata menjelaskan sebagai berikut:

Suatu tulisan di bawah tangan yang diakui kebenarannya oleh orang yang dihadapkan kepadanya atau secara hukum dianggap telah dibenarkan olehnya, menimbulkan bukti lengkap seperti suatu akta otentik bagi orang-orang yang menandatanganinya, ahli warisnya serta orang-orang yang mendapat hak dari mereka; ketentuan Pasal 1871 berlaku terhadap tulisan itu.

Sehingga, pada dasarnya kekuatan pembuktian suatu tulisan di bawah tangan bergantung kepada pengakuan kebenaran isinya oleh orang yang menulisnya.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tanda tangan pada dasarnya bukan merupakan syarat sahnya suatu perjanjian/akta/dokumen. Ia hanya berfungsi sebagai alat verifikasi.

Meski demikian, kami berpendapat, pembubuhan tanda tangan tetap penting. Misalnya, dalam pembuatan Surat Kuasa Khusus tentunya memerlukan identitas pihak pemberi kuasa dan pihak penerima kuasa yang kemudian diakhiri dengan pembubuhan tanda tangan masing-masing pihak.

Apa itu Tanda Tangan Digital?

Selanjutnya, perlu dipahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan tanda tangan digital. Dijelaskan dalam Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik, yang dimaksud tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang dibuat dengan sistem kriptografi asimetris dengan menggunakan infrastruktur kunci publik.

Sehingga, menurut hemat kami, tanda tangan digital yang Anda maksud berbeda dengan tanda tangan digital/elektronik tersertifikasi yang memiliki pengaturannya tersendiri dalam peraturan perundang-undangan. Melainkan, tanda tangan tersebut sifatnya sama dengan tanda tangan hasil scan yang dibuat menggunakan aplikasi bebas.

Masih bersumber dari artikel yang sama, suatu tanda tangan digital/elektronik dapat dikatakan sah apabila memenuhi ketentuan sebagaimana dijelaskan dalam Pasal 11 UU ITE dan Pasal 59 PP PSTE.

Bolehkah SPT Tahunan Pakai Tanda Tangan Scan?

Menyambung pokok pertanyaan Anda, kami mengasumsikan SPT Tahunan yang dimaksud merupakan Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 yang diberikan kepada karyawan.

Pada laman Direktorat Jenderal Pajak Kemenkeu yang kami akses di atas, memang terdapat pembubuhan tanda tangan, nama, dan cap. Lebih lanjut, sepanjang penelusuran kami dalam Lampiran Perdirjen Pajak Nomor PER-14/PJ/2013, ketentuan harus menggunakan tanda tangan basah atau bisa tanda tangan scan tidak diperjelas.

Setidak-tidaknya, dalam lampiran tersebut disebutkan ketentuan pengisian SPT Tahunan yang diatur adalah:

1. Menggunakan ukuran kertas yang digunakan F4/Folio (8,5 x 13 inch) dengan berat minimal 70 gram.
2. Kertas tidak boleh dilipat atau kusut.
3. Pengisian SPT dilakukan dengan huruf cetak/diketik dengan tinta hitam.
4. Kolom identitas wajib diisi pemotong/kuasa secara lengkap dan benar; dan lain-lain.

Oleh karena itu, menurut hemat kami, secara hukum, sepanjang tanda tangan yang dibuat secara virtual di dokumen microsoft word/pdf ataupun tanda tangan hasil scan tersebut diakui kebenarannya oleh pihak penanda tangan, maka dokumen tersebut sah dalam rangka pemberian Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 kepada karyawan.

Adapun dokumen/surat yang hanya dibubuhi catatan yang menyatakan bahwa surat tersebut sah tanpa tanda tangan, maka surat tersebut sama saja dengan surat tanpa tanda tangan pada umumnya, yang mana telah kami jelaskan bahwa surat tersebut tetap sah asalkan diakui kebenarannya oleh pihak yang mengeluarkan/menulisnya.

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum:

1. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata;
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana yang telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik;
4. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-14/PJ/2013 Tahun 2013 tentang Bentuk, Isi, Tata Cara Pengisian dan Penyampaian Surat Pemberitahuan Masa Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pasal 26 serta Bentuk Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pasal 26.

Referensi:

Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21, diakses pada 31 Januari 2022, pukul 21.45 WIB.