Menjadi seorang notaris menjadi impian banyak orang. Mereka yang sedang menempuh pendidikan ilmu hukum atau sudah lulus sarjana hukum berkeinginan menjadi notaris karena sejumlah alasan. Bisa jadi karena fleksibilitas waktu, jaringan, networking, atau karena profesi ini tidak akan hilang.
Apapun alasan personal, keinginan seseorang untuk menjadi notaris tetap harus didahului ujian, dan setelah lulus baru diangkat menjadi notaris. Tentu saja, magang tak dapat diabaikan. Ingat, sesuai norma Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, sebagaimana diubah dengan Undang-Undang No. 2 Tahun 2014, notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini.
Apabila sudah resmi menjadi notaris dan ingin menjalankan jabatan, seorang notaris harus mempersiapkan sejumlah hal yang berkaitan dengan administrasi kantor notaris. Menurut notaris Putri Paramita, administrasi kantor notaris merupakan rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari sebuah kantor notaris dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Baca Juga:
- Mengintip Prospek Profesi Notaris Saat Ini
- Mau Jadi Notaris? Begini Syarat dan Tahapannya
- Mengenal Peran Notaris dalam Hak Kekayaan Intelektual
Berbicara dalam webinar 100 Pembicara Alumni Notariat UI, Kamis (15/08/2024), Putri Paramita menyebutkan lima hal yang harus dipersiapkan notaris yang hendak menjalankan jabatannya. Pertama, menyiapkan kantor dan prasarana kantor. Seperti halnya profesi lain yang mengandalkan jasa hukum, kantor yang ideal berada di lokasi strategis. Meskipun seorang bertugas di kabupaten yang jauh dari ibukota, seorang notaris biasanya mencari lokasi strategis di wilayah kerjanya. Pasal 19 UU Jabatan Notaris menegaskan notaris mempunyai hanya satu kantor yaitu di tempat kedudukannya.
Berkaitan dengan kantor, ada aturan khusus yang berlaku bagi notaris terutama berkaitan dengan papan nama. Papan nama dan petunjuk jalan menuju kantor sudah ditentukan ukuran, tulisan, dan warnanya. Alat tulis kantor juga perlu, bahkan wajib ada di kantpr notaris seperti Burung Garuda, foto presiden dan wakil presiden, serta stempel. Stempel notaris ada yang berbentuk bulat ada yang berbentuk kotak panjang. “Walaupun strategis dan tidak strategisnya kantor sangat penting, yang lebih penting adalah kenyamanan kantor untuk bekerja,” kata Putri Paramita mengingatkan.
Kedua, menyiapkan karyawan. Notaris tidak mungkin bekerja sendirian di kantornya. Tugasnya bukan sekadar membantu urusan sehari-hari kantor, tetapi karyawan kantor dapat dipersiapkan menjadi saksi. Sesuai ketentuan Pasal 40 ayat (1) UU Jabatan Notaris dan Penjelasannya. Pasal ini menegaskan setiap akta yang dibacakan oleh notaris dihadiri paling sedikit dua orang saksi, kecuali peraturan perundang perundang-undangan menentukan lain.
“Minimal kita menyiapkan dua karyawan,” papar notaris yang bertugas di Kabupaten Tangerang itu.
Ketiga, menyiapkan protokol notaris dan sertifikat cuti. Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan harus dipelihara oleh notaris. Apa saja isi Protokol Notaris dijelaskan lebih lanjut dalam Penjelasan Pasal 62 UU Jabatan Notaris, yaitu Minuta Akta, buku daftar akta atau repertorium, buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan notaris atau di bawah tangan yang didaftar, buku daftar nama penghadap (klapper), buku daftar protes, buku daftar wasiat, dan buku daftar lain yang harus disimpan oleh notaris berdasarkan ketentuan perundang-undangan.
Sertifikat cuti berkaitan dengan hak notaris untuk cuti dari pekerjaan. Sesuai Pasal 25 UU Jabatan Notaris, seorang notaris yang sudah menjalankan pekerjaan selama 2 tahun dapat mengambil cuti. Apabila notaris cuti, maka ia wajin menunjuk seorang Notaris Pengganti. Sertifikat cuti dapat diakses melalui laman yang disediakan oleh Ditjen Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM.
Keempat, dokumen laporan notaris. Dokumen ini perlu dipersiapkan notaris karena merupakan tugas yang diamanatkan Pasal 61 UU Jabatan Notaris. Disebutkan notaris secara sendiri atau melalui kuasanya menyampaikan secara tertulis kepada Majelis Pengawas Daerah daftar akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan sebelumnya. Biasanya berupa laporan bulanan daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar protes, dan daftar surat di bawah tangan yang dibukukan. Dalam praktiknya, laporan ini dikirimkan secara online.
Kelima, pemeriksaan notaris. Dalam rangka pembinaan, pemeriksaan notaris dilakukan setiap satu tahun sekali. Apabila diperlukan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam satu tahun. Notaris perlu mempersiapkan protocol notaris, contoh minuta untuk ditunjukkan sebagai uji petik saat pemeriksaan berikut warkahnya, mengisi Berita Acara Pemeriksaan protocol notaris, dan menyediakan laporan bulanan.
