Kepatuhan terhadap aturan (compliance) menjadi salah satu faktor penting keberlanjutan bisnis bagi sebuah perusahaan. Tanpa mengikuti aturan yang berlaku boleh jadi kegiatan bisnis perusahaan dapat terhambat dan berpotensi menghadapi risiko hukum. Apalagi perusahaan berskala internasional yang bisnisnya ada di berbagai negara, umumnya memiliki standar yang menjadi pedoman utama seluruh unit di perusahaan. Nah, itulah sebagian peran penting profesi in house counsel, sebagai penasihat hukum di perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis.
Pengalaman sebagai konsultan hukum pernah diampu Legal & Regulatory Affairs Director PT Frisian Flag Indonesia, Frida Chalid. Selepas menimba ilmu di bangku Fakultas Hukum Universitas Trisakti, sejak tahun 1996, Frida terjun langsung menjajaki profesi konsultan hukum di kantor Hutabarat, Halim & Rekan dengan posisi terakhir sebagai senior lawyer hingga tahun 2000. Profesi itu masih digeluti sampai Agustus 2001 di kantor hukum Makes & Partners.
Sepanjang 5 tahun bekerja di kantor hukum, Frida mengantongi beragam pengalaman dari perkara dan transaksi hukum yang ditanganinya. Dia dipercaya mengurus perkara hukum korporasi, investasi, merger dan akuisisi, pasar modal, perburuhan, perbankan, dan investasi. Kesibukan yang tinggi di kantor hukum mendorong Frida untuk menilik profesi lain yang bisa memberikan work life balance agar dapat mengatur keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
“Bekerja sebagai in-house counsel itu lebih terstruktur dan waktunya manageable,” kata perempuan yang gemar berolahraga, pelesiran, dan kuliner itu ketika ditemui di kantor PT Frisian Flag Indonesia di Jakarta, Selasa (6/2/2024) lalu.
Baca juga:
- Dhanny Auryan, Sang Komando Legal Renewable Energy Tamaris Hydro
- Arisia Pusponegoro, The Queen of In-House Counsels at Indonesia Investment Authority
- Aini Amnia Majda, In-House Counsel Berpengalaman di Sektor Multi Industri
- Filza Adwani, Career Switch dari Lawyer ke In-House Counsel
- Kiprah Lingga Nugraha, Lawyer yang Terjun ke Dunia In House Counsel Maskapai Penerbangan
Frida saat berada di meja ruang kerjanya. Foto: RES
Frida mengawali karir sebagai in-house counsel tahun 2001 di PT Nestle Indonesia sebagai Legal Manager menangani berbagai masalah hukum, dan memastikan kepatuhan hukum perusahaan serta hubungan industrial. Di tahun 2004 bersama beberapa rekan sejawat dari berbagai perusahaan multinasional, Frida menginisiasi terbentuknya Indonesian Corporate Counsel Association (ICCA).
Beranjak di 2008, Frida menjabat Head of HR & Legal di PT Hutchison Ports Indonesia yang saat itu merupakan perusahaan pemegang saham mayoritas Jakarta International Container Terminal (JICT) dan Terminal Petikemas (TPK) Koja. Karir Frida terus melesat di PT Darya-Varia Laboratoria Tbk, dengan jabatan Direktur Legal & Corporate Affairs sekaligus menjabat sebagai Corporate Secretary.
Di PT Darya-Varia Laboratoria Tbk, Frida kemudian juga diminta untuk mengelola departemen Regulatory Affairs. Masih konsisten dengan profesinya sebagai in-house counsel, Frida bergabung dengan PT Frisian Flag Indonesia sejak 2017 sebagai Legal & Regulatory Affairs Director hingga saat ini.
Tugasnya tak sedikit selain mengurusi soal hukum, juga regulatory affairs yang antara lain bertanggung jawab mengurus pendaftaran produk-produk dan perizinan terkait produksi pangan olahan di Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Serta pengurusan berbagai perizinan bisnis bagi perusahaan dan afiliasinya yakni PT Kievit Indonesia.
Dia juga bertanggungjawab sebagai topic leader untuk Kode Etik perusahaan, pemasaran produk Infant Formula, dan data pribadi untuk memastikan perusahaan tidak saja mematuhi hukum tetapi juga bersandar pada etika yang tinggi dalam menjalankan bisnis. Bekerja sebagai in-house counsel memberi kesempatan Frida untuk mengasah kemampuan manajerialnya hingga diberikan pelatihan leadership oleh perusahaan di London Business School.
Frida saat diwawancara Hukumonline di ruang kerjanya. Foto: RES
Menurut Frida, seorang in-house counsel dituntut lebih untuk mendalami bisnis perusahaan secara lebih baik agar dapat memberikan saran dan solusi yang tepat untuk mengelola risiko perusahaan dalam kerangka hukum yang berlaku. Serta memastikan perusahaan dapat terus menjalankan bisnisnya dengan aman.
Dalam mengelola 3 departemen yang menangani persoalan hukum, regulatory affairs, dan perizinan perusahaan, Frida memiliki tim masing-masing tak lebih dari 3 orang. Sekalipun setiap departemen menjalankan fungsi yang berbeda, tapi benang merahnya adalah compliance.
Dengan menggabungkan 3 fungsi tersebut dalam 1 divisi membuat timnya bisa lebih mudah berkoordinasi dan sejalan dengan sistem perizinan Indonesia yang sebagian besar disentralisasi dengan Online Single Submission (OSS). Sebagai seorang leader, Frida dituntut untuk membangun timnya agar mandiri dan handal agar kualitas layanan yang diberikan kepada perusahaan lebih baik, efisien dan kepercayaan terhadap timnya meningkat.
Peran penting in-house counsel
Mengingat posisi in-house counsel berada di dalam perusahaan, nasihat hukum yang diberikan diharapkan dapat menjaga keberlanjutan usaha. Frida menyebut saran hukum dari in-house counsel perlu mempertimbangkan kepatuhan hukum dan berjalannya roda bisnis perusahaan. Sebagai contoh, ketika melakukan negosiasi dengan pihak lain perlu memitigasi apakah ada hal-hal yang berpotensi menghambat operasional perusahaan atau akan menimbulkan tanggung jawab hukum yang besar.
Begitupula bila terjadi sengketa, in-house counsel harus dapat menganalisa risiko dan dampak dari setiap tindakan litigasi yang akan diambil perusahaan. Tentunya melakukan pencegahan sengketa melalui kontrak yang dibuat dengan baik dan meningkatkan kepatuhan karyawan dan perusahaan dapat meminimalisir terjadinya sengketa dan pelanggaran.
Perempuan berhijab yang meraih penghargaan Indonesia’s Most Respected In-house Counsel 2023 dari Hukumonline-ICCA itu mengatakan, in-house counsel harus peka terhadap situasi yang berpotensi berdampak terhadap operasional perusahaan. Misalnya, krisis di Laut Merah yang terjadi beberapa waktu terakhir, apakah bakal berdampak terhadap rantai pasokan bahan baku untuk produksi serta langkah apa yang perlu ditempuh bekerjasama dengan Divisi lain untuk memitigasi hambatan tersebut?
“Jadi memahami setiap bisnis proses itu bagi in-house counsel tidak bisa ditawar lagi,” tegasnya.
Sekalipun harus memahami seluk beluk bisnis perusahaan, untuk hal-hal tertentu in-house counsel membutuhkan bantuan lawyer eksternal atau advokat dari kantor hukum. Biasanya, advokat dibutuhkan ketika menghadapi sengketa atau kasus litigasi yang tidak bisa ditangani sendiri oleh in-house counsel karena keterbatasan jumlah tim.
Bisa juga ada situasi yang rumit, di mana tim internal belum memiliki pengalaman menanganinya. Selain itu menjaga relasi dengan berbagai pihak baik lawyer eksternal, notaris, pihak pemerintah terkait dan in-house counsel perusahaan lain juga penting untuk menunjang pekerjaan in-house counsel.
Pemanfaatan teknologi
Kinerja in-house counsel dapat ditingkatkan salah satunya dengan memanfaatkan teknologi. Frida menjelaskan, kantornya sudah menggunakan software khusus yang mampu membuat rancangan kontrak secara digital. Kontrak digital sangat membantu karena tidak sedikit kontrak yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional perusahaan.
Tapi teknologi tak bisa menggantikan sepenuhnya posisi lawyer. Teknologi lain yang digunakan yaitu pemberkasan dokumen secara digital atau digital filling, sekaligus tanda tangan dan meterai digital.
Pemanfaatan teknologi bagi Frida maupun seorang in-house counsel menjadi keharusan. Foto: RES
Frida juga menggunakan teknologi yang disediakan Hukumonline. Misalnya, mencari dan mendapat informasi tentang regulasi terbaru. Layanan Hukumonline selain menyediakan data dan informasi hukum yang cukup lengkap, juga membantu meringankan pekerjaan riset hukum.
“Untuk mendapat informasi tentang peraturan terbaru, kami sangat terbantu dengan layanan Hukumonline,” imbuhnya.
Manfaat teknologi dalam membantu kerja in-house counsel sangat penting. Bagi Frida, seorang in-house counsel tidak boleh anti teknologi. Sebab teknologi membantu pekerjaan dilakukan jadi lebih efisien. Sejurus itu, in-house counsel perlu mengidentifikasi value added works. Yakni menentukan mana pekerjaan yang butuh waktu dan pikiran lebih dari in-house counsel.
Karenanya,pekerjaan rutin yang risikonya rendah dapat dikerjakan lebih efisien dengan memanfaatkan teknologi. Namun pemanfaatan teknologi harus dilakukan secara cermat dan hati-hati karena terkait keamanan data. Manfaat penggunaan teknologi sangat dirasakan langsung, apalagi ketika menghadapi pandemi Covid-19 beberapa waktu lalu. Pembatasan kegiatan sosial dan pertemuan secara fisik tidak menghalangi kerja in-house counsel Frisian Flag.
Pemberkasan dokumen digital yang telah dimulai beberapa tahun sebelumnya memudahkan timnya mengakses dokumen yang dibutuhkan tanpa perlu repot menyambangi kantor. Platform yang ada memberi kesempatan untuk mengerjakan pekerjaan di mana saja tanpa mengurangi produktivitas. Begitu juga jajaran direksi, bisa melakukan tanda tangan dokumen kapan pun dan dimanapun dengan menggunakan tanda tangan elektronik.
Frida berbagi pengalaman ketika masih berprofesi sebagai konsultan hukum yang mengurus merger perusahaan. Persiapannya butuh waktu lama sampai berbulan-bulan karena saat itu perusahaan kliennya belum menggunakan teknologi dokumen digital. Berbeda jika perusahaan sudah menggunakan dokumen digital, corporate action bisa dikerjakan jauh lebih cepat.
Keahlian dan tantangan
Menjadi seorang in-house counsel haruslah memiliki kemampuan dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Frida menekankan in-house counsel tak bisa bekerja sendiri sebagai profesional hukum, tapi sebagai tim dalam organisasi perusahaan. Oleh karena itu selain pengetahuan hukum, dibutuhkan keahlian yang berkaitan dengan kepemimpinan dan manajerial. Sebagai pimpinan, Frida harus menyusun visi, misi, strategi serta target yang harus dicapai oleh timnya.
Sejumlah keahlian maupun kompetensi bagi in house counsel di mata Frida wajib dimiliki dalam menghadapi tantangan profesi. Foto: RES
In-house counsel mesti memahami alur kegiatan perusahaan dalam setahun agar dapat menentukan prioritas kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, awal tahun dan saat menjelang hari-hari besar, tim legal memprioritaskan support kepada tim komersial. Kemudian di waktu-waktu lain, di mana aktivitas operasional yang membutuhkan support timnya mulai berkurang, tim bisa melakukan berbagai kegiatan compliance.
Bagi Frida, tantangan in-house counsel di setiap perusahaan pasti beragam. Salah satu tantangan yang dihadapi Frida adalah membuat semua karyawan di perusahaan memiliki komitmen yang sama untuk melindungi perusahaan agar bisnisnya berkelanjutan. In-house counsel harus dapat melakukan komunikasi yang tepat dan efektif agar kesadaran untuk melindungi perusahaan bisa dipahami seluruh pekerja di semua level.
“Jika terjadi masalah hukum, tugas in-house counsel tidak berhenti pada tindakan yang bersifat korektif, tapi juga preventif agar insiden yang sama tidak terjadi lagi di masa depan,” urainya.
Tips Sukses
Bukan perkara enteng menjadi in-house counsel profesional dan sukses. Tapi Frida punya kiat bagi sarjana hukum yang tertarik bakal berprofesi sebagai in-house counsel. Dimulai dari bangku kuliah, mahasiswa harus memaksimalkan peluang untuk magang baik di kantor hukum atau di perusahaan sebagai in-house counsel. Pengalaman itu akan membantu memilih karir in-house counsel di bidang usaha yang diminati.
Mengaplikasikan pengetahuan hukum dalam kontrak dan praktik lainnya, bagi Frida menjadi modal penting sebagai in house counsel. Foto: RES
Di kantor hukum, seorang sarjana hukum dapat mengasah lawyering skill antara lain melalui pembuatan due diligence atau uji tuntas, legal advice, legal drafting, manajemen konflik dan lain-lain yang sangat penting bagi in-house counsel. Dalam memberikan pendapat hukum, in-house counsel perlu memastikan bahasanya mudah dipahami pimpinan. Bekerja 5 tahun di kantor hukum memberikan modal yang cukup bagi Frida untuk memulai karir in-house counsel sebagai Legal Manager.
“Selama menggeluti pekerjaan konsultan hukum saya belajar bagaimana mengaplikasikan hukum dalam kontrak, praktik, dan lainnya. Ini modal penting menjadi in-house counsel,” ujar perempuan yang sudah meniti karir sebagai in-house counsel selama 23 tahun itu.
Ketika menjadi in-house counsel, Frida menekankan hal penting yang wajib dilakukan adalah meningkatkan managerial skill. Sebab ada cycle bisnis yang harus diikuti in-house counsel seperti penyusunan budget, mengelola tim, komunikasi yang efektif, interpersonal skill dan lain-lain.
Berbeda dengan konsultan hukum atau advokat yang merupakan ujung tombak profit maker, in-house counsel posisinya sama seperti divisi enabler (penunjang) lain dalam organisasi perusahaan. Karenanya perlu kemampuan menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja dan memahami proses bisnisnya serta menjalin komunikasi yang baik dengan rekan-rekan kerja untuk dapat memberikan kontribusi yang positif kepada perusahaan.
Dengan posisinya sebagai bagian dari tim Manajemen perusahaan dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur, pemberian saran dan mitigasi risiko dapat dilakukan lebih efektif. Sebab in-house counsel terlibat dalam pembahasan dan pengambilan keputusan manajemen terkait sejak awal. Karena strategisnya posisi Legal Director atau Legal Head, penting bagi mereka untuk menjadi bagian dari manajemen perusahaan dan direct report ke Presiden Direktur agar dapat memberikan saran yang independen.
“Untuk menjadi expert diperlukan dedikasi, komitmen dan kegigihan yang tinggi dalam waktu yang cukup panjang,” tutup Frida.
