Oleh karena itu, dokumentasi proses pengambilan keputusan menjadi penting, terutama karena suatu perkara dapat diperiksa bertahun-tahun setelah keputusan bisnis dibuat.
“Tidak jarang penyidikan perkara itu 10 tahun setelah keputusan diambil, 5 tahun setelah keputusan diambil baru diusik-usik. Person-person yang terlibat dalam pengambilan keputusan mungkin sudah lupa isi rapatnya,” ujar Aldres pada kesempatan yang sama.
Menurutnya, notulensi rapat tidak cukup hanya mencatat keputusan akhir. Dinamika pembahasan, pandangan dari setiap pihak atau fungsi yang terlibat, hingga cara keputusan diambil perlu didokumentasikan. Dokumentasi tersebut dinilai penting untuk menunjukkan bahwa keputusan tidak sekadar dibuat untuk mengakomodasi kepentingan pihak tertentu.
“Jangan cuma keputusannya saja. Tolong didokumentasikan pandangan dari masing-masing fungsi atau masing-masing pihak yang terlibat dalam rapat, kemudian bagaimana keputusan itu diambil. Voting-kah atau tidak,” katanya.
Praktisi hukum pidana dan korporasi itu juga menyoroti posisi in-house counsel ketika memberikan pendapat hukum. Ia berharap pengadilan dapat menilai apakah pendapat hukum diberikan dengan sengaja untuk mendukung suatu tindakan melawan hukum atau diberikan tanpa niat jahat.
Untuk saat ini, menurutnya, perlindungan dapat diperkuat melalui disclaimer dalam pendapat hukum yang diberikan. Ia juga berharap ketentuan dalam UU No. 1 Tahun 2023 tentang KUHP baru dapat menjadi pijakan dalam menilai unsur kesengajaan, kecuali suatu tindak pidana secara tegas mengatur mengenai kelalaian.
