Dia menerangkan saat ini ada notaris sudah memasuki usia pensiun, tapi tidak melapor ke Kanwil Kemenkumham. Hal lain, misalnya notaris tersebut meninggal, tapi keluarganya tidak melaporkan ke Majelis Pengawas Daerah (MPD). Atau notaris yang dulu kantornya masih sewa dan saat ini sudah pindah dan miliki kantor sendiri, tapi alamat kantor baru belum terdata.
“Nah, inilah alasan mengapa diharuskan pembaharuan data supaya diketahui mana notaris yang masih aktif, meninggal, pindah kantor, dan perubahan data lainnya,” kata dia.
Herna mengingatkan bagi notaris yang belum melakukan pembaruan data notaris masih bisa mengakses AHU Online. Tapi, setelah tanggal 24 Juli 2020, jika belum juga melakukan pendaftaran data notaris, maka tidak bisa mengakses AHU Online. “Pembaharuan data notaris ini sangat diperlukan sebagai bagian memberi pelayanan terbaik bagi masyarakat,” tegasnya.
Dia menerangkan pembaruan data notaris ini hanya mendaftarkan berkas persyaratan yang diminta Ditjen AHU untuk memperbaharui data notaris secara online. Sebab, para notaris yang lebih terdahulu datanya dilakukan secara manual, tidak seperti notaris-notaris baru yang pendataan berkasnya sudah melalui online.
Disinyalir, kemungkinan ada beberapa kesulitan saat proses pembaruan data terutama terhadap berkas persyaratan yang harus di-upload bagi notaris, tetapi belakangan data yang diminta hilang. Seperti, SK pengangkatan, berita acara penyumpahan, atau akta kelahiran, atau data lain.
Namun, dia meminta agar hal itu tidak dijadikan alasan untuk tidak memperbaharui data notaris. Sebab, jika SK pengangkatan notarisnya masih aktif, tetapi hilang, bisa diajukan permohonan untuk salinan SK ke Ditjen AHU. Jika berita acaranya hilang, maka harus minta arsipnya di Kanwil dimana notaris itu terdaftar. Dan, bila tidak ada akta kelahiran, bisa melampirkan ijazah SD.
“Jadi, sebenarnya mekanisme pembaharuan data notaris ini tidak ada sulit dan tidak menyulitkan notaris sama sekali,” jelasnya.