Diratifikasinya Konvensi Apostille 1961 oleh Indonesia melalui Peraturan Presiden No.2 Tahun 2021, diharapkan dapat membawa manfaat bagi pemerintah Indonesia dalam melakukan penyederhanaan proses legalisasi dokumen luar negeri menjadi cukup satu tahap melalui layanan Apostille. Secara rinci aturan mengenai layanan ini diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI No.6 Tahun 2022 tentang Layanan Legalisasi Apostille pada Dokumen Publik. Dengan hadirnya layanan Apostille, masyarakat dapat lebih mudah memenuhi persyaratan legalisasi 66 jenis dokumen publik.
“Sebenarnya kalau kita bercerita, proses ini tidak mendadak ya. Ini sudah dari lama di-sounding juga oleh para praktisi kita, ahli-ahli hukum, penting nih untuk kita gunakan sertifikat Apostille ini dibanding dengan proses legalisasi yang lama,” ujar Legal Editor Hukumonline Sinatrya Primadhana dalam Hukumonline Subscribers Meet Up bertajuk “A to Z Apostille Certificate Discussion”, Kamis (4/8/2022).
Baca Juga:
- Layanan Apostille, Memudahkan Proses Legalisasi Dokumen Publik Asing
- Seluk Beluk Mekanisme Apostille di Indonesia
Yang dibutuhkan sekarang semakin mudah pula masyarakat mencari kesempatan baik ke luar negeri maupun dari luar negeri mencari kesempatan di Indonesia. Akan tetapi, untuk meraih kesempatan itu bila hendak membuka usaha atau belajar di universitas luar negeri, tentu diperlukan sertifikasi atau legalisasi atas dokumen-dokumen publik seperti ijazah atau surat kuasa. Legalisasi menjadi penting dilakukan guna memastikan reliability dari dokumen yang dimaksud.
Namun selama ini, kata Sinatrya, proses dokumen-dokumen tersebut terbilang cukup rumit. Dalam proses sebelumnya yang konvensional, pemilik dokumen diharuskan melewati beberapa macam proses yang melalui berbagai otoritas terkait, seperti Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) dan Kementerian Luar Negeri (Kemlu).
Akhirnya Pemerintah Indonesia berinisiasi untuk melakukan ratifikasi atas Konvensi Apostille 1961, sehingga membuat Indonesia menjadi bagian dari member state Konvensi tersebut. Dengan demikian, dalam hal legalisasi dokumen publik dapat menggunakan prosedur Apostille.
“Salah satu keuntungan paling besar adalah saving time dan jauh lebih mudah. Kalau legalisasi biasanya harus melalui berbagai macam pihak, kalau Apostille ini hanya lewat Kemenkumham saja sebagai certified authority. Jadi tiap negara punya certified authority sendiri, bisa siapa saja, nah kalau Indonesia kebetulan yang ditunjuk adalah Kemenkumham,” timpalnya.
Jika dibandingkan, proses legalisasi dokumen publik melalui layanan Apostille dengan proses konvensional dapat dilihat dari banyaknya tahapan. Dalam proses konvensional sendiri, ia menerangkan dapat terdiri atas kurang lebih 4 sampai 5 tahapan autentifikasi.
“Contohnya, public document yang di-list oleh pejabat, kemudian harus diautentifikasi maksudnya dilegalisir oleh civil registration. Setelah itu harus diautentifikasi lagi melalui Kemenkumham, kemudian diautentifikasi lagi oleh Kemlu. Keempat diautentifikasi lagi oleh Kedubes (Kedutaan Besar) negara yang bersangkutan dimana kita mau memakai dokumen tersebut. Di sini kadang ada autentifikasi oleh Kemlu di negara tujuan. Bisa 4 sampai 5 stages sampai public document ini bisa dipakai di suatu negara,” paparnya.
Akan tetapi, dengan proses legalisasi Apostille, tahapannya ialah public document diproses oleh competent authority di Indonesia yakni Kemenkumham. Usai diproses, akan dilakukan verifikasi untuk kemudian dikeluarkan sertifikat Apostille-nya. “Setelah itu dokumen publik langsung dapat dipakai di negara tujuan.”