Utama

Tips Mengelola Dokumen Legal Bagi In-House Lawyers

Saat ini pengelolaan dokumen di kantor hukum umumnya sudah dilakukan secara elektronik.

Oleh:
Fitri Novia Heriani
Bacaan 4 Menit
Acara Hukumonline Subscribers Meet Up 'Tantangan Pengelolaan Dokumen Hukum Selama Working From Home', Kamis (21/1). Foto: RES
Acara Hukumonline Subscribers Meet Up 'Tantangan Pengelolaan Dokumen Hukum Selama Working From Home', Kamis (21/1). Foto: RES

Dokumen adalah bagian penting dari korporasi yang tidak bisa diabaikan. Dokumen biasanya berisi informasi yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis organisasi atau perusahaan.

Namun hingga saat ini masih banyak korporasi yang masih memiliki kendala untuk mengelola dokumen. Jika pengelolaan tidak dilakukan dengan apik, bukan tak mungkin bisa mengakibatkan kehilangan dokumen penting. Kejadian tersebut sebagian besar terjadi karena kesalahan dalam proses pengelolaan penyimpanan dokumen, misalnya lupa posisi dokumen.

Meski terkesan remeh, pengelolaan dokumen yang tidak beraturan bisa berdampak serius terhadap produktivitas korporasi. Masalah ini yang menyebabkan pengelolaan dokumen harus dilakukan dengan cara yang benar, terutama untuk dokumen-dokumen yang terkait dengan hukum atau legal.

Chief Legal Counsel PT Pamapersada Nusantara, Boy Gemino Kalauserang menyebutkan lima jenis dokumen legal yang wajib di-manajemen dengan baik. Pertama, dokumen perusahaan seperti DoE, AoA, sertifikat dan registri saham, dan persetujuan internal perusahaan. Kedua, dokumen terkait perizinan misal dokumen izin pertambangan, Nomor Induk Usaha (NIB), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); izin peledakan, dan sebagainya.

(Baca juga: Tantangan Mengelola Dokumen Hukum Selama WFH).

Ketiga, dokumen kontrak seperti perjanjian jasa penambangan, perjanjian sewa alat berat, perjanjian pinjaman, perjanjian operasional, dan perjanjian lainnya. Keempat, dokumen terkait kepatuhan seperti laporan pelaksanaan jasa pertambangan, laporan wajib ketenagakerjaan, laporan kegiatan investasi, dan sebagainya. Kelima dokumen sengketa, sanggahan, bukti, putusan hakim dan lain sebagainya.

Saat ini pengelolaan dokumen dilakukan dalam bentuk elektronik. Dalam pengelolaan dokumen legal, Boy mengaku pihaknya menggunakan Document Management System (DMS). DMS merupakan sebuah sistem berbasis digital yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik.

Sebelum memutuskan untuk menyimpan dokumen ke dalam sistem elektronik, hal utama yang penting untuk dilakukan adalah mensortir jenis dokumen yang bersifat statis dan dinamis. Dokumen statis adalah jenis dokumen yang jarang digunakan dalam aksi korporasi, sementara dokumen dinamis adalah jenis dokumen yang sering digunakan dalam aksi dan keputusan korporasi. Pemisahan ini bertujuan untuk memudahkan korporasi mencari dokumen yang sesuai dengan kepentingan.

Tags:

Berita Terkait