“Dari kategori dokumen ada yang bersifat statis dan dinamis, misal permit licenses ini statis kalau dokumen dinamis terkait dengan konttrak. Jadi untuk memberdayakan bisa dibikin berupa template untuk jenis dokumen generic dan custom, tergantung dokumen yang akan dibuat,” kata Boy dalam Hukumonline Subscribers Meet Up “Tantangan Pengelolaan Dokumen Hukum Selama Working From Home”, Kamis (21/1).
Setelah melakukan sortir jenis dokumen, langkah selanjutnya adalah menyiapkan dokumen dengan cara melakukan identifikasi kebutuhan dan alasan dokumentasi dan drafting document (dari dokumen standar atau disesuaikan). Setelah drafting document selesai dilakukan, lakukan review dan kolaborasi bekerja sama dengan divisi lain dan mitra dalam mereview dokumen, negosiasi, dan merancang ulang berdasarkan kebutuhan dan negosiasi.
Langkah selanjutnya adalah finalisasi dan persetujuan. Pihak legal akan melakukan tinjauan akhir terkait dokumen, dan kemudian meminta persetujuan dari pihak manajemen untuk dieksekusi. Terakhir adalah melakukan penyimpanan dokumen legal. Dokumen diunggah ke sistem DMS. Adapun sistem ini memungkinkan untuk menelusuri atau mencari, dan bisa digunakan sebagai bukti atau audit. DMS juga memiliki sistem peringatan dini untuk setiap kemungkinan dokumen kedaluwarsa.
(Baca juga: Pentingnya Pustakawan Bagi Kantor Hukum).
Library Manager HHP Law Firm, Paramita Kusumawardhani menjelaskan bahwa dalam firma hukum, librarian adalah pekerja informasi yang pekerjaannya di dominasi untuk meng-organize dan menyebarluaskan informasi untuk klien dan legal. Hal yang dilakukan biasanya legal research dan busines research, mencari aturan perundang-undangan atau profeil perusahaan, termasuk mencari putusan pengadilan.
“Kalau business research lebih kepada client-oriented, misal ada lawyer butuh informasi di satu bidang tertentu kita menyediakan materialnya berupa news artikel atau profil perusahaan masuk ke bisnis research,” katanya pada acara yang sama.
Mita mengaku pihaknya menggunakan sistem yang cukup sederhana untuk menyimpan dokumen hukum. Adapun dokumen hukum yang dikelola adalah dokumen yang bersifat publik, dengan pengelolaan yang lebih simple dan database fitur yang lebih sederrhana.
“Biasanya kita input terus umumkan ke lawyer, hanya input ke database terus penamaan folder file peraturan atau tentang informasi perusahaan. Ini lebih rapi dan lebih terklasifikasi dan jangka panjang. Kita juga mudah saat ada mitigasi atau mudah untuk dicari,” jelasnya.