Manajemen kepatuhan bertujuan untuk Melindungi hak dan kepentingan pemegang saham dan pemangku kepentingan (stakeholder) dan mendorong pemegang saham, anggota Direksi, Dewan Komisaris, karyawan mengambil tindakan sesuai dengan moral dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam Webinar Hukumonline “Memahami Risiko Hukum dan Kepatuhan pada Perusahaan”, Selasa (15/2), Partner IABF Law Group Almaida Askandar menyampaikan bahwa setidaknya ada sembilan aspek yang harus diperhatikan korporasi terkait manajemen kepatuhan.
Pertama aspek korporasi perusahaan. Maksud dan tujuan persero, pembatasan kewenangan direksi, pihak yang sah dan berwenang mewakili perseroan, Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan RUPS Tahunan dan Luar Biasa, pengumuman koran, memelihara dan menyimpan DPS dan Daftar Khusus, pembuatan akta dan persetujuan Menkumham, harus menjadi perhatian agar tidak menimbulkan pelanggaran dalam pelaksanaannya.
Kedua, aspek perizinan. Almaida menegaskan pelanggaran terhadap perizinan berpotensi dikenakan sanksi peringatan, denda, pencabutan ijin dan/atau sanksi pidana. Perseroan juga tidak dapat mengikuti suatu pengadaan(tender) yang diadakan oleh badan pemerintah ataupun swasta. (Baca: Mengenal Risiko Hukum dan Kepatuhan Bagi Perusahaan)
Ketiga, aspek kewajiban. Perseroan wajib mematuhi kewajiban-kewajiban yang diharuskan dalam kegiatan usahanya, antara lain; Nomor Induk Berusaha; aspek ketenagakerjaan seperti Wajib Lapor Tenaga Kerja, Peraturan Perusahaan/Perjanjian Kerja Bersama, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, UMP, perizinan tenaga kerja asing.
Kemudian aspek kewajiban sesuai izin teknis; aspek perpajakan seperti pelaporan serta pembayaran pajak masa dan tahunan; aspek lingkungan hidup meliputi AMDAL, UKL/UPL dan pengkajian ulang; Laporan Keuangan tahunan Perseroan yang telah diaudit oleh Akuntan Publik untuk dilaporkan kepada Kementerian Perdagangan.
Sama halnya dengan aspek perizinan, pelanggaran atas aspek kewajiban ini berpotensi dikenakan sanksi peringatan, denda, pencabutan ijin dan/atau sanksi pidana; dan perseroan tidak dapat mengikuti suatu pengadaan (tender) yang diadakan oleh badan pemerintah ataupun swasta.
Keempat, aspek aset. Almaida menyatakan bahwa perseroan wajib mendaftarkan aset dan melakukan perpanjangan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Bentuk aset yang dimaksud adalah tanah dan bangunan yang memiliki sertifikat, memelihara agar tidak habis jangka waktunya dan melakukan pembayaran PBB; kendaraan seperti alat berat yang memiliki BPKB, dan melakukan pembayaran pajak. Serta Hak Kekayaan Intelektual (HKI) dengan cara pendaftaran merek, paten, desain industri, hak cipta dan kekayaan intelektual lainnya dan memantau jangka waktu perlindungan hukumnya.
Pelanggaran pada aspek aset akan berpotensi dikenakan denda atas keterlambatan pembayaran; kehilangan hak atas aset; dan digugat pihak ketiga atas dasar menggunakan aset milik pihak ketiga tersebut.
Kelima, aspek perjanjian. Dalam hal pengadaan, perseroan harus membuat pedoman atas pengadaan barang dan/jasa dalam Perseroan, dalam hal pembelian langsung, penunjukan langsung, pemilihan langsung dan tender. Pelanggaran atas aspek perjanjian berpotensi terjadinya penyalahgunaan kewenangan dalam proses pengadaan barang dan/atau jasa, serta timbul sengketa dengan pihak yang membuat perjanjian.
Keenam, aspek utang. Salah satu hal yang wajib diperhatikan perseroan dalam aspek utang adalah dimana perseroan wajib mematuhi kewajiban yang diatur dalam Perjanjian dan tidak melakukan hal-hal yang dilarang untuk dilakukan oleh Perseroan. Pelanggaran atas perjanjian utang piutang dapat berpotensi menimbulkan sengketa dengan pihak ketiga yang membuat perjanjian; dipailitkan akibat wanprestasi; dan/atau dikenakan sanksi administrasi apabila tidak/terlambat menyampaikan laporan utang luar negeri apabila Perseroan sudah terdaftar secara resmi sebagai pelapor utang luar di Bank Indonesia.
Ketujuh, aspek asuransi atas aset. Perseroan perlu memelihara asuransi untuk aset penting Perseroan dan memelihara agar polis asuransi tetap berlaku. Jika terjadi pelanggaran maka perseroan tidak dapat mengikuti suatu pengadaan (tender) yang diadakan oleh badan pemerintah ataupun swasta (apabila dipersyaratkan dalam pengadaan); dan proteksi atas aset tidak ada atau tidak berlaku.
Kedelapan, aspek keanggotaan. Perseroan wajib mendaftar sebagai anggota asosiasi yang dipersyaratkan untuk dapat menjalankan kegiatan usahanya dan menjaga keanggotaannya agar tetap berlaku. Jika terjadi pelanggaran Perseroan tidak dapat mengikuti suatu pengadaan (tender) yang diadakan oleh badan pemerintah ataupun swasta (apabila dipersyaratkan dalam pengadaan); dan tidak memenuhi peraturan yang berlaku (apabila dipersyaratkan).
Kesembilan, aspek perkara. Perseroan perlu memilih hukum Negara dan badan peradilan mana yang menjadi prioritas dalam membuat perikatan agar mudah mengontrolnya. Perseroan perlu membuat suatu kebijakan internal atas tindakan terhadap tagihan (invoice) yang tidak dibayarkan.
“Misalnya mengirimkan surat peringatan setelah lewat jangka waktu 60 hari untuk menanyakan mengenai alasan belum dibayarkannya tagihan tersebut, antara lain apakah terdapat kesalahan, kekurangan dokumen atau ketidaksesuaian atas tagihan tersebut,” tandasnya.
Sebelumnya, Pengajar Sekolah Tinggi Hukum Indonesia (STHI) Jentera, Yunus Husein menjelaskan bahwa manajemen risiko hukum dan kepatuhan dalam sebuah perusahaan dilaksanakan setiap orang untuk berbagai tahap kegiatan perusahaan yang meliputi kegiatan, fungsi, project, produk dan aset perusahaan. Risk manajemen juga dimulai dari setiap awal kegiatan individu/perusahaan.
Kemudian unit kerja hukum di kantor pusat mengatur dan mengawasi pelaksanaan risk manajemen hukum dan kepatuhan ini. Unit kerja hukum di kantor cabang/lebih kecil membantu pelaksanaannya.
“Sebaiknya diadakan training dan komunikasi berkelanjutan untuk mempersiapkan personil yang kompeten,” kata Yunus.
Selain itu dalam pelaksanaannya manajemen risiko hukum dan kepatuhan harus didukung sistem informasi hukum yang aktual dan up-to date. Unit hukum harus didukung personal yang memiliki berbagai kompetensi. Perusahaan juga harus memiliki unit yang menangani konsultasi, litigasi dan peraturan. Dalam hal diperlukan dapat menggunakan professional lawyer dalam melakukan manajemen risiko hukum dan kepatuhan. Yang tak kalah penting adalah perusahaan sebaiknya memiliki networking ke penegak hukum dan ahli hukum.
