Seiring perkembangan zaman, penggunaan teknologi tidak dapat dipungkiri menjadi kebutuhan untuk dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan kepada masyarakat. Selama ini pemerintah terus berupaya menciptakan berbagai mekanisme layanan yang memanfaatkan sistem elektronik atau aplikasi. Salah satunya, sistem elektronik yang diinisiasi Ditjen Administrasi Hukum Umum (AHU) Kemenkumham untuk membantu kalangan notaris dan PPAT.
“Banyak kelebihan sistem elektronik dibandingkan sistem manual. Dari sisi dokumentasi, waktu, biaya lebih rendah. Dibandingkan kita harus sistem manual, masih menggunakan kertas segala macam akan repot. Apalagi kita harus menyimpan dokumen-dokumen. Dengan sistem elektronik ini lebih mudah,” ungkap Notaris senior yang juga merupakan Kabid Organisasi Ikatan Notaris Indonesia (INI) Taufik kepada Hukumonline, Selasa (6/9/2022).
Taufik menyampaikan sudah lama sekali Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) RI mempergunakan sistem elektronik yang awal mulanya untuk pendaftaran badan hukum, khususnya bagi Perseroan Terbatas (PT). Dari sistem tersebut kemudian silih berganti nama dan terus berkembang hingga kini dikenal sebagai ‘Ditjen AHU Online’. Melalui AHU Online, dapat diakses berbagai layanan yang mempermudah pelaksanaan tugas notaris.
Sebut saja, seperti Pendaftaran Notaris, Fidusia Online, Wasiat, PT, Koperasi, Legalisasi-Apostille, dan lain-lain. “Kemenkumham juga ada sistem elektronik pendaftaran badan hukum koperasi, saat ini badan hukumnya disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM. Kalau Kemenkumham hampir semua layanan itu sudah menggunakan sistem online,” ujarnya.
Selain Kemenkumham, Taufik juga menyebutkan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional sebetulnya juga sudah mulai menggunakan sistem elektronik untuk sejumlah layanan pendaftarannya. Seperti salah satunya perihal pendaftaran hak tanggungan yang bisa diakses secara online. Namun begitu, tetap terdapat berkas fisik yang harus diantarkan.
Sistem elektronik ini tidak hanya dimanfaatkan lembaga pemerintahan, faktanya di organisasi profesi notaris yaitu INI sendiri juga sejumlah aktivitasnya menggunakan sistem online. Misalnya, pendaftaran anggota luar biasa, pendaftaran anggota notaris, pendaftaran kegiatan, dan masih banyak lagi. Untuk seminar sampai dengan ujian kode etik notaris juga menggunakan sistem elektronik dan tidak lagi sistem manual. Bahkan, pengadaan sertifikat kegiatan INI dikeluarkan dalam bentuk dokumen elektronik.
“Kita harapkan ke depan sistem elektronik ini lebih baik, karena sangat membantu kerja-kerja notaris dan layanan masyarakat. Masyarakat menginginkan layanan yang cepat, lebih murah, lebih memberi kepastian sesuai dengan harapan pemerintah juga agar mempercepat semua layanan,” sebut notaris senior itu.
Ia memaparkan meski banyak kemudahan yang diberikan, tetap terdapat beberapa catatan mengenai kekurangan dari sistem elektronik. Mengingat sistem elektronik berbeda dengan manusia, masih harus dilakukan verifikasi kembali terhadap dokumen yang di-upload. Apalagi pengguna dari sistem tersebut bukan satu-dua orang saja, sehingga masih ada kelemahan yang mungkin belum bisa diantisipasi 100 persen.
Selain itu sistemnya, Taufik memberi contoh penggunaan sistem elektronik di Badan Pertanahan Nasional terkait pendaftaran akta pertanahan. “Sekarang ini kan baru untuk hak tanggungan yang elektronik, ke depan mungkin untuk pendaftaran akta balik nama juga bisa dilakukan secara elektronik. Kalau Kemenkumham sendiri terkait notaris sebetulnya sudah full elektronik. Tinggal pembenahan sistemnya saja agar lebih baik,” harapnya.