Mengelola dokumen merupakan salah satu kegiatan penting yang dilakukan perusahaan. Bisa jadi dokumen tersebut masuk kategori penting atau bahkan rahasia. Ada banyak tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengelola dokumen. Corporate Secretary Division Head PT Siloam International Hospitals Tbk, Lufy Setia Rosa, mengatakan pengelolaan dokumen sangat penting apalagi perusahaan tempatnya bekerja mengelola 40 Rumah Sakit (RS) yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia.
Setiap hari ada dokumen yang dihasilkan dari setiap RS, seperti dokumen terkait pasien, dokumen perusahaan seperti perizinan, perjanjian, dan kontrak. Dokumen yang dikelola ada yang berbentuk cetak dan digital. Agar dokumen digital itu bisa diakses seluruh entitas perusahaan, Lufy mengatakan perusahaannya butuh sistem yang baik untuk mengelola data tersebut.
Salah satu tantangan yang dihadapi dalam mengelola dokumen yakni ketika mengubah dokumen cetak menjadi digital. Dengan menggunakan sistem sharing folder, Lufy mengatakan tidak mudah untuk mengakses dokumen yang ada di setiap RS. Apalagi untuk mengecek masa berlaku perizinan, selama ini dilakukan secara manual yang kadang terlewat.
Baca:
- Sistem Pengelolaan Dokumen yang Andal Cara Ampuh Menunjang Bisnis Anda
- Tips Mengelola Dokumen Legal bagi In-House Lawyers
Untuk membantu pengelolaan dokumen, Lufy menyebut perusahaannya telah menjalin kerja sama dengan salah satu produk Hukumonline.com yakni Exdoma. Manfaat yang ditawarkan Exdoma dapat membantu perusahaan mengelola dokumen agar lebih efisien, mudah dimonitor, dan ada pengingat yang memberitahukan perizinan yang mau habis masa berlakunya. Hal tersebut juga berdampak pada produktivitas perusahaan.
“Kami telah bekerja sama dengan Exdoma dalam mengelola dokumen perusahaan. Melalui kerja sama itu diharapkan pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien, dan dapat dimonitor dengan baik,” kata Lufy dalam kegiatan Hukumonline Subscribers Meet Up 2022: Peningkatan Produktivitas melalui Digitalisasi Pengelolaan Dokumen, Rabu (30/3/2022).
Pentingnya pengelolaan dokumen yang baik bagi perusahaan juga diungkapkan Head Operational dan atau Act.Coo PT Natura Nuswantara Nirmala (Nucleus Farma), Richie Lapian. Menurutnya, Exdoma membantu perusahaannya dalam mengelola dokumen secara efisien, cepat dan aman. Sebagaimana diketahui perusahaan yang bergerak di bidang farmasi membutuhkan banyak dokumen perizinan mulai dari pengadaan bahan baku, produksi, izin edar, dan pemasaran.