Proses Lebih Sederhana
The Hague Conference on Private International Law (HCCH)—satu-satunya organisasi internasional antar negara yang berfokus pada persoalan hukum perdata internasional—menerbitkan instrumen yang dikenal sebagai HCCH Convention of 15 November 1965 on the Service Abroad of Judicial and Extrajudicial Documents in Civil or Commercial Matters (HCCH 1965 Service Convention). Konvensi ini berfokus pada kerja sama yudisial antarnegara untuk persengketaan di ranah perdata dan komersial. Secara spesifik, HCCH 1965 Service Convention membantu kebutuhan penyampaian dokumen panggilan sidang yang melibatkan pihak yang berada di luar negeri.
HCCH 1965 Service Convention memfasilitasi prosedur penyampaian dokumen hukum lebih sederhana untuk digunakan di luar negeri (negara selain tempat proses persidangan sengketa berlangsung). Penting untuk diketahui, konvensi ini hanya berlaku untuk penyampaian dokumen hukum yang dalam sengketa perdata dan komersial. Sampai dengan tanggal 21 Maret 2024, peserta HCCH 1965 Service Convention mencapai 84 negara.
Setiap negara peserta HCCH 1965 Service Convention diwajibkan untuk menunjuk suatu institusi di dalam negeri sebagai Central Authority. Otoritas yudisial atau petugas pengadilan di negara tempat persidangan berlangsung harus menyampaikan permohonan penyampaian dokumen hukum ke Central Authority di negara tujuan.
Permohonan penyampaian dokumen oleh otoritas yudisial atau petugas pengadilan negara asal ini harus dituangkan ke dalam suatu format baku (Model Form) yang ditentukan HCCH 1965 Service Convention. Model Form ini harus dituangkan dalam bahasa Inggris atau bahasa Prancis. Selain itu, Model Form dapat pula dituangkan dalam bahasa resmi dari negara asal dokumen yudisial. Penyampaian dokumen hukum ini tidak memerlukan persyaratan legalisasi ataupun formalitas lain yang setara dengan legalisasi.
Setelah menerima permohonan penyampaian dokumen hukum dari luar negeri, Central Authority negara tujuan akan menyampaikan langsung dokumen hukum tersebut kepada pihak yang dituju. Bisa juga dengan meneruskannya kepada institusi yang berwenang menyampaikan kepada pihak yang dituju. Prosedurnya akan mengikuti hukum dan ketentuan yang berlaku di negara tujuan.
Andai Indonesia adalah negara peserta HCCH 1965 Service Convention, prosedur penyampaian dokumen panggilan sidang dalam ilustrasi kasus di awal tulisan ini adalah sebagai berikut. Pertama,PN Jakarta Selatan menyampaikan Model Form disertai dengan dokumen panggilan sidang untuk XY kepada Central Authority di Jerman. Jika Indonesia menjadi peserta berdasarkan Pasal 3 dan 7 HCCH 1965 Service Convention, maka Model Form tersebut dapat pula disusun dalam bahasa Indonesia. Central Authority untuk keperluan penyampaian dokumen berdasarkan HCCH 1965 Service Convention di Frankfurt adalah President of the Higher Regional Court of Frankfurt am Main (lihat Central Authority untuk negara bagian Hessen karena Frankfurt termasuk dalam negara bagian Hessen di Jerman). Kedua, Central Authority di Frankfurt ini dapat menyampaikan dokumen panggilan sidang tersebut secara langsung kepada XY. Bisa juga dengan menyerahkannya terlebih dahulu kepada institusi yang telah ditunjuk di Frankfurt untuk selanjutnya menyampaikannya kepada XY.
Sesuai Pasal 6 HCCH 1965 Service Convention, Central Authority di negara tujuan harus memberi informasi kepada otoritas yudisial atau petugas pengadilan negara asal soal berhasil disampaikan atau tidak berhasil disampaikan. Informasi ini disertai dengan alasan-alasannya yang harus dituangkan dalam sebuah sertifikat sesuaiformat baku dari HCCH 1965 Service Convention. Berdasarkan data HCCH, 75% permohonan penyampaian dokumen hukum ke luar negeri melalui prosedur HCCH 1965 Service Convention selesai dalam waktu dua bulan.