Perdata

Perlukah Dokumen Asing Dilegalisasi di KBRI?

Bacaan 9 Menit
Perlukah Dokumen Asing Dilegalisasi di KBRI?

Pertanyaan

Mohon informasinya terkait keabsahan tanda tangan atas yang dilakukan atau ditandatangani di luar negeri, dan dokumen-dokumen apa saja yang harus dilegalisir di kedutaan besar agar sah digunakan di Indonesia?

Intisari Jawaban

circle with chevron up

Legalisasi dokumen di sini merupakan pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.

Patut dicatat, setiap dokumen Indonesia yang akan dipergunakan di negara lain atau dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.

Namun, kini ada pengecualian dokumen tertentu terhadap ketentuan legalisasi tersebut. Apa saja?

Penjelasan lebih lanjut dapat Anda klik ulasan di bawah ini.

Ulasan Lengkap

 

Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran dari artikel dengan judul sama yang dipublikasikan pertama kali pada Senin, 18 Januari 2021.

Untuk mempermudah penjelasan, kami asumsikan bahwa yang Anda tanyakan adalah keabsahan tanda tangan yang dilakukan di luar negeri.

Sebenarnya, terdapat keterkaitan antara kedua pertanyaan Anda. Oleh karena itu, pertama-tama kami akan menjelaskan terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan legalisasi dokumen yang dibuat di luar negeri.

Berdasarkan penulusuran kami, tidak ada peraturan perundang-undangan yang secara spesifik dan komprehensif mengatur tentang legalisasi dokumen yang dibuat di luar negeri. Akan tetapi, Anda bisa merujuk dari Lampiran Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 3 Tahun 2019 tentang Panduan Umum Hubungan Luar Negeri Oleh Pemerintah Daerah (“Permenlu 3/2019”) yang dalam angka 79 huruf b menyebutkan:

Dalam hal legalisasi dokumen diperlukan, prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut:

  1. Untuk dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan digunakan di Indonesia, legalisasi dilakukan oleh otoritas asing yang berwenang dimana dokumen diterbitkan, perwakilan RI di negara dimana dokumen diterbitkan atau perwakilan RI yang merangkap akreditasi, serta jika diperlukan, Kementerian Luar Negeri.

Selain itu, Pasal 1 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2016 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Kementerian Luar Negeri (“PP 49/2016”) juga mengatur:

Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Kementerian Luar Negeri meliputi penerimaan dari:

  1. penerimaan dalam negeri atas pengesahan tanda tangan atau legalisasi salinan dokumen untuk Warga Negara Asing di dalam negeri;
  2. penerimaan luar negeri atas penerbitan dokumen; dan
  3. penerimaan luar negeri atas pengesahan tanda tangan atau legalisasi salinan dokumen yang diterbitkan negara asing.

Selanjutnya mengutip dari laman Kementerian Luar Negeri, yang dimaksud dengan legalisasi dokumen adalah pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen. Setiap dokumen Indonesia yang akan dipergunakan di negara lain atau dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.

Definisi tersebut menjelaskan legalisasi merupakan pengesahan terhadap tanda tangan pada dokumen, baik dokumen yang dibuat di Indonesia yang akan digunakan di luar negeri, atau dokumen dari luar negeri yang akan digunakan di Indonesia.

Sehingga, dapat disimpulkan tanda tangan dokumen asing yang dilakukan di luar negeri statusnya belum sah untuk digunakan di Indonesia, maka diperlukan pengesahan tanda tangan melalui legalisasi dokumen.

Menjawab pertanyaan kedua Anda, tentang dokumen apa saja yang harus dilegalisasi di kedutaan besar agar sah digunakan di Indonesia, dalam laman yang kami kutip di atas disebutkan bahwa setiap dokumen asing yang akan digunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.

Hal senada juga disampaikan oleh Arif Billah selaku staf KBRI Addis Ababa mengonfirmasi setiap dokumen yang dibuat di luar negeri, jika akan digunakan di Indonesia, misalnya seperti digunakan/diajukan ke instansi pemerintahan tertentu, perlu dilegalisir di Kedutaan Besar Republik Indonesia (“KBRI”) setempat terlebih dahulu, termasuk pula dokumen bisnis seperti kontrak.

Selain itu, sebagaimana telah dibahas dalam Kewajiban Legalisasi Dokumen yang Ditandatangani di Luar Negeri, dalam Putusan Mahkamah Agung Nomor 3038 K/Pdt/1981 tanggal 18 September 1986 menyatakan bahwa keabsahan surat kuasa yang dibuat di luar negeri selain harus memenuhi persyaratan formil juga harus dilegalisir lebih dahulu oleh KBRI setempat.

Selain di KBRI, legalisasi dokumen juga dilakukan di Kementerian Luar Negeri. Dikutip dari laman Pelayanan Legalisasi Dokumen pada Kementerian Luar Negeri menyebutkan dokumen yang dapat dilegalisasi adalah akta kelahiran, akta kematian, surat keterangan, akta nikah, ijazah, surat izin mengemudi, surat kuasa, surat kelakuan baik, certificate of origin, dan lain-lain.

Patut dicatat, dokumen yang akan dilegalisasi di Kementerian Luar negeri harus telah mendapatkan legalisasi dari Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri atau Perwakilan Asing di Indonesia untuk dokumen asing yang akan digunakan di Indonesia.

Pengajuan permohonan legalisasi dokumen ke Kementerian Luar Negeri dapat dilakukan via aplikasi Legalisasi Dokumen yang dapat Anda unduh melalui Google Play.

Sebagai informasi tambahan, selain legalisasi sebagaimana diterangkan di atas, dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan dipergunakan di dalam negeri juga perlu dilegalisasi oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.[1]

Adapun dokumen yang dimaksud di sini adalah surat tertulis atau tercetak yang dipakai sebagai bukti keterangan.[2] Kemudian legalisasi itu dilakukan terhadap tanda tangan pejabat (seseorang yang berwenang dan menjabat dalam kantor pemerintahan, lembaga, atau badan non pemerintah, termasuk pejabat umum yang diangkat pemerintah) pada dokumen yang bersangkutan.[3]

Permohonan legalisasi ini diajukan secara elektronik di mana Anda bisa mengikuti Panduan Permohonan Legalisasi Elektronik oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

 

Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing

Namun saat ini, dengan diundangkannya Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing The Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing) (“Perpres 2/2021”), dokumen-dokumen tertentu kini dibebaskan dari syarat legalisasi tersebut.

Setiap negara peserta wajib membebaskan legalisasi atas dokumen yang diatur dalam Konvensi dan yang harus dibuat di wilayahnya.[4]

Konvensi ini berlaku terhadap dokumen publik yang digunakan di wilayah negara peserta konvensi dan yang harus dihasilkan di wilayah negara peserta lainnya, meliputi:[5]

  1. dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal Negara, termasuk dari penuntut umum, panitera pengadilan atau jurusita (“huissier de justice”);
  2. dokumen administratif;
  3. dokumen yang dikeluarkan oleh notaris;
  4. sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen yang ditandatangani perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu dokumen atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu dokumen pada tanggal tertentu dan pengesahan tanda tangan oleh pejabat dan notaris.

Tetapi, Konvensi ini tidak berlaku:[6]

  1. terhadap dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatik atau konsuler;
  2. terhadap dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan.

Selain itu, perlu diperhatikan dalam meratifikasi Konvensi ini, pemerintah Indonesia membuat pernyataan terhadap ruang lingkup dokumen publik pada Pasal 1 Konvensi, yang berbunyi:[7]

Pemerintah Republik Indonesia terikat terhadap ketentuan Pasal 1 tentang ruang lingkup dokumen publik dalam Konvensi dengan pernyataan bahwa sepanjang dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan di Republik Indonesia, tidak termasuk dalam dokumen publik yang dihapuskan persyaratan legalisasinya sebagaimana diatur dalam Konvensi ini

Sehingga, khusus dokumen publik yang diterbitkan kejaksaan di Indonesia, persyaratan legalisasinya tetap berlaku.

Satu-satunya formalitas yang bisa disyaratkan untuk mengesahkan keaslian tanda tangan, kewenangan yang dilaksanakan oleh penanda tangan dokumen dan, apabila perlu, identitas segel atau cap yang dibubuhkan atasnya, adalah penambahan sertifikat yang diterbitkan otoritas berkompeten dari Negara tempat dokumen berasal.[8]

Selain itu, hal lain yang perlu digarisbawahi adalah Konvensi ini hanya berlaku untuk negara peserta Konvensi, sehingga jika dokumen publik dari Indonesia ingin digunakan di negara yang lain yang bukan peserta Konvensi, maka negara lain itu dapat mensyaratkan adanya legalisasi.

Sebagai informasi tambahan per 18 Januari 2021, saat ini ada 120 negara peserta Konvensi.[9]

Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

 

Dasar Hukum:

  1. Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2016 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Kementerian Luar Negeri;
  2. Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 3 Tahun 2019 tentang Panduan Umum Hubungan Luar Negeri Oleh Pemerintah Daerah;
  3. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 19 Tahun 2020 tentang Layanan Legalisasi Tanda Tangan Pejabat Pada Dokumen di Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
  4. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing The Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing).

 

Putusan:

Putusan Mahkamah Agung Nomor 3038 K/Pdt/1981.

 

Referensi:

  1. Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing;
  2. Kementerian Luar Negeri, diakses pada 15 Januari 2021, pukul 21.35 WIB;
  3. Legalisasi Dokumen, diakses pada 18 Januari 2021, pukul 13.20 WIB;
  4. Panduan Permohonan Legalisasi Elektronik, diakses pada 18 Januari 2021, pukul 13.58 WIB;
  5. Pelayanan Legalisasi Dokumen, diakses pada 18 Januari 2021, pukul 13.00 WIB;
  6. Status Table, diakses pada 18 Februari 2021, pukul 20.58 WIB.

 

Catatan:

Kami telah melakukan wawancara via telepon dengan Arif Billah selaku staf KBRI Addis Ababa pada 15 Januari 2021 pukul 20.45 WIB.


[2] Pasal 1 angka 4 Permenkumham 19/2020

[3] Pasal 2 ayat (1) Permenkumham 19/2020

[5] Pasal 1 Konvensi

[6] Pasal 1 Konvensi

[7] Lampiran Perpres 2/2021

[8] Pasal 3 Konvensi

[9] Status Table, diakses pada 18 Februari 2021, pukul 20.58 WIB

Tags: