Perlukah Dokumen Asing Dilegalisasi di KBRI?

Terima kasih atas pertanyaan Anda.

Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran kedua dari artikel dengan judul sama yang dibuat oleh Saufa Ata Taqiyya, S.H. dan dipublikasikan pertama kali pada 18 Januari 2021, lalu dimutakhirkan pertama kali pada 19 Februari 2021.

KLINIK TERKAIT

Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking oleh Notaris

03 Jul, 2026

Surat Kuasa Dibuat di Luar Negeri, Haruskah Dibubuhi Meterai Indonesia?

15 Apr, 2025

Wajibkah Risalah RUPS Dibuatkan Akta Notaris?

04 Feb, 2025

Haruskah Nasabah Diberikan Salinan Akad?

19 Nov, 2021

Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

Untuk mempermudah penjelasan, kami asumsikan bahwa yang Anda maksud pada pertanyaan adalah “dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan digunakan di wilayah Indonesia”.

Ketentuan Legalisasi Dokumen Publik yang Akan Digunakan di Indonesia

Berdasarkan penelusuran kami, terdapat beberapa peraturan perundang-undangan yang secara eksplisit mengatur legalisasi dokumen asing, yaitu Permenkum 8/2025 dan Permenlu 14/2022.

Pada dasarnya, dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dipakai sebagai bukti keterangan.[1] Sedangkan dokumen publik adalah surat tertulis atau tercetak yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sebagai bukti keterangan dan/atau dibubuhi cap atau segel resmi.[2]

Kemudian, menurut Pasal 1 angka 2 Permenkum 8/2025, legalisasi dokumen publik adalah tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat dan cap atau segel remi dalam dokumen publik yang dimohonkan berdasarkan verifikasi. Legalisasi dokumen ini dilakukan berdasarkan permohonan.[3]

Lebih lanjut, yang menyelenggarakan legalisasi dokumen adalah Menteri Hukum.[4] Legalisasi dokumen publik ini dilakukan terhadap:[5]

1. dokumen publik yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia; atau
2. dokumen publik yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia.

Namun, berdasarkan Pasal 2 ayat (3) Permenkum 8/2025, dokumen publik yang harus dilegalisasi di atas, dikecualikan terhadap dokumen publik yang akan digunakan di wilayah negara peserta The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Apostille Convention atau Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing).[6]

Jadi, untuk dokumen publik yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia, harus dilakukan legalisasi oleh Menteri Hukum, kecuali dokumen tersebut akan digunakan di wilayah negara peserta Apostille Convention.

Legalisasi Dokumen oleh KBRI

Dalam Permenlu 14/2022, yang dimaksud dengan legalisasi dokumen adalah tindakan untuk mengesahkan tanda tangan pejabat, pengesahan cap dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi.[7]

Kemudian, legalisasi pada Kementerian Luar Negeri (“Kemlu”) menjadi tanggung jawab Direktorat Jenderal (“Dirjen”) yang dilaksanakan oleh pejabat yang ditunjuk pada direktorat konsuler,[8] yaitu pejabat direktorat konsuler yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia (“HAM”), perwakilan Republik Indonesia, perwakilan negara asing guna melegalisasi dokumen.[9]

Berdasarkan Pasal 4 ayat (1) Permenlu 14/2022, legalisasi dokumen pada Kemlu dilakukan terhadap dokumen yang terdiri atas:

1. dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia;
2. dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia;
3. dokumen yang diterbitkan di oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia; atau
4. dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia.

Legalisasi dokumen di atas, dilakukan terhadap dokumen yang terlebih dahulu dilegalisasi oleh:[10]

1. pejabat yang ditunjuk oleh Menteri Hukum dan HAM untuk dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a Permenlu 14/2022; atau
2. pejabat yang ditunjuk pada perwakilan atau pejabat yang ditunjuk pada perwakilan negara asing untuk dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b Permenlu 14/2022.

Sedangkan legalisasi terhadap dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c dan huruf d Permenlu 14/2022 diajukan tanpa perlu terlebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk.[11]

Sebagai informasi, pejabat yang ditunjuk oleh Menteri Hukum dan HAM yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang hukum dan HAM adalah pejabat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan HAM, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada kementerian guna melegalisasi dokumen.[12] Sedangkan, pejabat yang ditunjuk pada perwakilan adalah pejabat pada Kedutaan Besar Republik Indonesia (“KBRI”), Konsulat Jenderal Republik Indonesia, dan Konsulat Republik Indonesia, yang spesimen paraf dan tanda tangannya telah disampaikan kepada kementerian guna melegalisasi dokumen.[13]

Sebagaimana telah kami sebutkan, legalisasi terhadap dokumen yang diterbitkan oleh perwakilan negara asing, diajukan tanpa perlu terlebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk.[14]

Namun, penting untuk diketahui bahwa legalisasi dokumen dalam Pasal 4 ayat (1) Permenlu 14/2022 di atas, dikecualikan terhadap:[15]

1. dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia yang telah dilekatkan sertifikat yang diterbitkan oleh otoritas kompeten sebagaimana dimaksud dalam Apostille Convention; atau
2. dokumen publik yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia sebagaimana ditetapkan oleh Menteri Luar Negeri (“Menlu”) pada Kemlu yang ditunjuk sebagai otoritas kompeten Indonesia untuk penerapan konvensi sebagaimana dimaksud pada huruf a.

Berdasarkan uraian di atas, maka legalisasi dokumen pada Kemlu dilakukan terhadap dokumen yang salah satunya terdiri atas dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia. Selain itu, dokumen juga wajib dilegalisasi oleh KBRI sebagai pejabat yang ditunjuk pada perwakilan. Menjawab pertanyaan Anda, maka dokumen asing yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia, perlu dilegalisasi oleh KBRI.

Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing

Selain itu, perlu diperhatikan juga Perpres 2/2021 mengenai pengesahan Apostille Convention. Berdasarkan konvensi tersebut, terdapat dokumen-dokumen tertentu yang dibebaskan dari syarat legalisasi sebagaimana sudah dijelaskan di atas.

Pada dasarnya, setiap negara peserta wajib membebaskan legalisasi atas dokumen yang diatur dalam konvensi dan yang harus dibuat di wilayahnya.[16]

Konvensi ini berlaku terhadap dokumen publik yang digunakan di wilayah negara peserta konvensi dan yang harus dihasilkan di wilayah negara peserta lainnya, yang meliputi:[17]

1. dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal negara, termasuk dari penuntut umum, panitera pengadilan atau jurusita (“huissier de justice”);
2. dokumen administratif;
3. dokumen yang dikeluarkan oleh notaris;
4. sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen yang ditandatangani perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu dokumen atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu dokumen pada tanggal tertentu dan pengesahan tanda tangan oleh pejabat dan notaris.

Tetapi, konvensi ini tidak berlaku:[18]

1. terhadap dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatik atau konsuler;
2. terhadap dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan.

Selain itu, perlu diperhatikan dalam meratifikasi konvensi ini, pemerintah Indonesia membuat pernyataan terhadap ruang lingkup dokumen publik pada Pasal 1 Apostille Convention, yang berbunyi:[19]

Pemerintah Republik Indonesia terikat terhadap ketentuan Pasal 1 tentang ruang lingkup dokumen publik dalam Konvensi dengan pernyataan bahwa sepanjang dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan di Republik Indonesia, tidak termasuk dalam dokumen publik yang dihapuskan persyaratan legalisasinya sebagaimana diatur dalam Konvensi ini.

Sehingga, khusus dokumen publik yang diterbitkan kejaksaan di Indonesia, persyaratan legalisasinya tetap berlaku.

Satu-satunya formalitas yang bisa disyaratkan untuk mengesahkan keaslian tanda tangan, kewenangan yang dilaksanakan oleh penandatangan dokumen, dan apabila perlu, identitas segel atau cap yang dibubuhkan atasnya, adalah penambahan sertifikat yang diterbitkan otoritas berkompeten dari Negara tempat dokumen berasal.[20]

Selain itu, hal lain yang perlu digaris bawahi adalah konvensi ini hanya berlaku untuk negara peserta konvensi, sehingga jika dokumen publik dari Indonesia ingin digunakan di negara yang lain yang bukan peserta konvensi, maka negara lain itu dapat mensyaratkan adanya legalisasi.

Sebagai informasi tambahan, dilansir dari Status Table per 27 Maret 2025, saat ini ada 127 negara peserta Apostille Convention.

Perkaya riset hukum Anda dengan analisis hukum terbaru dwibahasa, serta koleksi terjemahan peraturan yang terintegrasi dalam Hukumonline Pro, pelajari lebih lanjut di sini.

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum:

1. Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing;
2. Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022 tentang Tata Cara Legalisasi Dokumen pada Kementerian Luar Negeri;
3. Peraturan Menteri Hukum Nomor 8 Tahun 2025 tentang Layanan Legalisasi Dokumen Publik Pada Kementerian Hukum;
4. The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.

Referensi:

Status Table, yang diakses pada tanggal 27 Maret 2025, pukul 15.00 WIB.