Mohon informasinya terkait keabsahan tanda tangan atas yang dilakukan atau ditandatangani di luar negeri, dan dokumen-dokumen apa saja yang harus dilegalisir di kedutaan besar agar sah digunakan di Indonesia?
DAFTAR ISI
INTISARI JAWABAN
Legalisasi dokumen di sini merupakan pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangandan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.
Patut dicatat, setiap dokumen Indonesia yang akan dipergunakan di negara lain atau dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.
Namun, kini ada pengecualian dokumen tertentu terhadap ketentuan legalisasi tersebut. Apa saja?
Penjelasan lebih lanjut dapat Anda klik ulasan di bawah ini.
ULASAN LENGKAP
Terima kasih atas pertanyaan Anda.
Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran dari artikel dengan judul sama yang dipublikasikan pertama kali pada Senin, 18 Januari 2021.
Untuk mempermudah penjelasan, kami asumsikan bahwa yang Anda tanyakan adalah keabsahan tanda tangan yang dilakukan di luar negeri.
Sebenarnya, terdapat keterkaitan antara kedua pertanyaan Anda. Oleh karena itu, pertama-tama kami akan menjelaskan terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan legalisasi dokumen yang dibuat di luar negeri.
Belajar Hukum Secara Online dari Pengajar Berkompeten Dengan Biaya TerjangkauMulai DariRp. 149.000
Dalam hal legalisasi dokumen diperlukan, prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut:
Untuk dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan digunakan di Indonesia, legalisasi dilakukan oleh otoritas asing yang berwenang dimana dokumen diterbitkan, perwakilan RI di negara dimana dokumen diterbitkan atau perwakilan RI yang merangkap akreditasi, serta jika diperlukan, Kementerian Luar Negeri.
Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Kementerian Luar Negeri meliputi penerimaan dari:
penerimaan dalam negeri atas pengesahan tanda tangan atau legalisasi salinan dokumen untuk Warga Negara Asing di dalam negeri;
penerimaan luar negeri atas penerbitan dokumen; dan
penerimaan luar negeri atas pengesahan tanda tangan atau legalisasi salinan dokumen yang diterbitkan negara asing.
Selanjutnya mengutip dari laman Kementerian Luar Negeri, yang dimaksud dengan legalisasi dokumen adalah pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen. Setiap dokumen Indonesia yang akan dipergunakan di negara lain atau dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.
Definisi tersebut menjelaskan legalisasi merupakan pengesahan terhadap tanda tangan pada dokumen, baik dokumen yang dibuat di Indonesia yang akan digunakan di luar negeri, atau dokumen dari luar negeri yang akan digunakan di Indonesia.
Sehingga, dapat disimpulkan tanda tangan dokumen asing yang dilakukan di luar negeri statusnya belum sah untuk digunakan di Indonesia, maka diperlukan pengesahan tanda tangan melalui legalisasi dokumen.
Menjawab pertanyaan kedua Anda, tentang dokumen apa saja yang harus dilegalisasi di kedutaan besar agar sah digunakan di Indonesia, dalam laman yang kami kutip di atas disebutkan bahwa setiap dokumen asing yang akan digunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang.
Hal senada juga disampaikan oleh Arif Billah selaku staf KBRI Addis Ababa mengonfirmasi setiap dokumen yang dibuat di luar negeri, jika akan digunakan di Indonesia, misalnya seperti digunakan/diajukan ke instansi pemerintahan tertentu, perlu dilegalisir di Kedutaan Besar Republik Indonesia (“KBRI”) setempat terlebih dahulu, termasuk pula dokumen bisnis seperti kontrak.
Selain itu, sebagaimana telah dibahas dalam Kewajiban Legalisasi Dokumen yang Ditandatangani di Luar Negeri, dalam Putusan Mahkamah Agung Nomor 3038 K/Pdt/1981 tanggal 18 September 1986 menyatakan bahwa keabsahan surat kuasa yang dibuat di luar negeri selain harus memenuhi persyaratan formil juga harus dilegalisir lebih dahulu oleh KBRI setempat.
Selain di KBRI, legalisasi dokumen juga dilakukan di Kementerian Luar Negeri. Dikutip dari laman Pelayanan Legalisasi Dokumen pada Kementerian Luar Negeri menyebutkan dokumen yang dapat dilegalisasi adalah akta kelahiran, akta kematian, surat keterangan, akta nikah, ijazah, surat izin mengemudi, surat kuasa, surat kelakuan baik, certificate of origin, dan lain-lain.
Patut dicatat, dokumen yang akan dilegalisasi di Kementerian Luar negeri harus telah mendapatkan legalisasi dari Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri atau Perwakilan Asing di Indonesia untuk dokumen asing yang akan digunakan di Indonesia.
Pengajuan permohonan legalisasi dokumen ke Kementerian Luar Negeri dapat dilakukan via aplikasi Legalisasi Dokumen yang dapat Anda unduh melalui Google Play.
Sebagai informasi tambahan, selain legalisasi sebagaimana diterangkan di atas, dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan dipergunakan di dalam negeri juga perlu dilegalisasi oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.[1]
Adapun dokumen yang dimaksud di sini adalah surat tertulis atau tercetak yang dipakai sebagai bukti keterangan.[2] Kemudian legalisasi itu dilakukan terhadap tanda tangan pejabat (seseorang yang berwenang dan menjabat dalam kantor pemerintahan, lembaga, atau badan non pemerintah, termasuk pejabat umum yang diangkat pemerintah) pada dokumen yang bersangkutan.[3]
Permohonan legalisasi ini diajukan secara elektronik di mana Anda bisa mengikuti Panduan Permohonan Legalisasi Elektronik oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Setiap negara peserta wajib membebaskan legalisasi atas dokumen yang diatur dalam Konvensi dan yang harus dibuat di wilayahnya.[4]
Konvensi ini berlaku terhadap dokumen publik yang digunakan di wilayah negara peserta konvensi dan yang harus dihasilkan di wilayah negara peserta lainnya, meliputi:[5]
dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal Negara, termasuk dari penuntut umum, panitera pengadilan atau jurusita (“huissier de justice”);
dokumen administratif;
dokumen yang dikeluarkan oleh notaris;
sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen yang ditandatangani perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu dokumen atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu dokumen pada tanggal tertentu dan pengesahan tanda tangan oleh pejabat dan notaris.
terhadap dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatik atau konsuler;
terhadap dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan.
Selain itu, perlu diperhatikan dalam meratifikasi Konvensi ini, pemerintah Indonesia membuat pernyataan terhadap ruang lingkup dokumen publik pada Pasal 1 Konvensi, yang berbunyi:[7]
Pemerintah Republik Indonesia terikat terhadap ketentuan Pasal 1 tentang ruang lingkup dokumen publik dalam Konvensi dengan pernyataan bahwa sepanjang dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan di Republik Indonesia, tidak termasuk dalam dokumen publik yang dihapuskan persyaratan legalisasinya sebagaimana diatur dalam Konvensi ini
Sehingga, khusus dokumen publik yang diterbitkan kejaksaan di Indonesia, persyaratan legalisasinya tetap berlaku.
Satu-satunya formalitas yang bisa disyaratkan untuk mengesahkan keaslian tanda tangan, kewenangan yang dilaksanakan oleh penanda tangan dokumen dan, apabila perlu, identitas segel atau cap yang dibubuhkan atasnya, adalah penambahan sertifikat yang diterbitkan otoritas berkompeten dari Negara tempat dokumen berasal.[8]
Selain itu, hal lain yang perlu digarisbawahi adalah Konvensi ini hanya berlaku untuk negara peserta Konvensi, sehingga jika dokumen publik dari Indonesia ingin digunakan di negara yang lain yang bukan peserta Konvensi, maka negara lain itu dapat mensyaratkan adanya legalisasi.
Sebagai informasi tambahan per 18 Januari 2021, saat ini ada 120 negara peserta Konvensi.[9]
Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.