Jenis-Jenis Akta yang Dibuat Notaris

Artikel di bawah ini adalah pemutakhiran kedua dari artikel dengan judul Akta Notaris yang dibuat oleh Alfi Renata, S.H. dan dipublikasikan pertama kali pada Jumat, 19 Februari 2010 kemudian dimutakhirkan pertama kali oleh Tri Jata Ayu Pramesti, S.H pada Jumat, 25 Agustus 2017.

Seluruh informasi hukum yang ada di Klinik hukumonline.com disiapkan semata – mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum (lihat Pernyataan Penyangkalan selengkapnya). Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan Konsultan Mitra Justika.

Apa itu Akta Notaris?

Untuk menjawab pertanyaan Anda, maka perlu dipahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan akta. Akta menurut KBBI adalah surat tanda bukti yang berisi pernyataan (keterangan, pengakuan, keputusan dan sebagainya) tentang peristiwa hukum yang dibuat menurut peraturan yang berlaku, disaksikan dan disahkan oleh pejabat resmi).

Adapun definisi akta menurut Pasal 1868 KUH Perdata berbunyi:

Suatu akta otentik ialah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta dibuat.

Selanjutnya Pasal 1 angka 1 UU 2/2014 menyebutkan:

Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam undang-undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya.

Terkait dengan akta notaris, Pasal 1 angka 7 UU 2/2014 menentukan:

Akta Notaris yang selanjutnya disebut akta adalah akta otentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam undang-undang ini.

Jenis-Jenis Akta Notaris

Sebelumnya, kami luruskan terlebih dahulu bahwa dalam konteks pertanyaan Anda mengenai jenis-jenis akta yang “dikeluarkan” oleh notaris sebenarnya kurang tepat sebab notaris tidak mengeluarkan atau menerbitkan akta, namun membuat akta autentik atas permintaan penghadap atau para penghadap.

Lantas, berapa jenis akta notaris? Berdasarkan ketentuan-ketentuan di atas, dapat dipahami bahwa jenis akta yang dibuat notaris adalah akta autentik, yang memiliki 2 bentuk yaitu akta yang dibuat oleh notaris dan akta yang dibuat di hadapan notaris.

1. Akta yang Dibuat oleh (door) Notaris atau Akta Relaas atau Berita Acara

Dalam akta relaas ini notaris menulis atau mencatatkan semua hal yang dilihat atau didengar sendiri secara langsung oleh notaris yang dilakukan para pihak.[1] Contohnya akta berita acara/risalah rapat RUPS suatu perseroan terbatas, akta pencatatan budel, dan lain-lain.

2. Akta yang Dibuat di Hadapan (ten overstaan) Notaris atau Akta Pihak atau Akta Partij

Akta partij atau akta pihak adalah akta yang dibuat di hadapan notaris atas permintaan para pihak. Atas hal tersebut, notaris berkewajiban untuk mendengarkan pernyataan atau keterangan para pihak yang dinyatakan atau diterangkan sendiri oleh para pihak di hadapan notaris. Dalam akta pihak, notaris menuangkan atau memformulasikan pernyataan atau kehendak para pihak ke dalam akta notaris.[2] Misalnya perjanjian kredit.

Baca juga: Arti Asas Praduga Sah Pada Akta Notaris

Apakah Setiap Surat yang Dibuat Notaris adalah Akta?

Selanjutnya menjawab pertanyaan Anda mengenai surat yang dikeluarkan oleh notaris dapat dianggap sebagai akta, kami sampaikan bahwa hal tersebut juga tidak tepat.

Atas hal tersebut, perlu diperhatikan terkait dengan kewenangan notaris berdasarkan ketentuan Pasal 15 UU 2/2014 yang menentukan bahwa:

1. Notaris berwenang membuat akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta autentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
2. Selain kewenangan sebagaimana dimaksud angka 1, notaris juga berwenang untuk:

1. mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
2. membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
3. membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
4. melakukan pengesahan kecocokan foto kopi dengan surat aslinya;
5. memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta;
6. membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
7. membuat akta risalah lelang.

3. Notaris juga mempunyai kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Bila melihat kewenangan notaris, hanya akta notaris saja yang merupakan produk yang dibuat oleh notaris. Selebihnya, akta-akta yang dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a - huruf d UU 2/2014 merupakan akta di bawah tangan yang telah dibuat atau disiapkan oleh para penghadap.

Sedangkan kewenangan untuk membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan dan membuat akta risalah lelang bukan kewenangan notaris. Kewenangan tersebut dalam peraturan perundang-undangan merupakan kewenangan pejabat lainnya yakni Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dan Pejabat Lelang yang juga dapat dirangkap jabatan oleh notaris.

Di luar Pasal 15 UU 2/2014 di atas, maka tindakan atau perbuatan notaris yang membuat atau mengeluarkan surat, bukan dalam lingkup kewenangan notaris. Contohnya seperti mengeluarkan covernote atau surat keterangan yang berisi pernyataan notaris yang menyebutkan atau menguraikan tindakan hukum tertentu dari para pihak/penghadap untuk akta-akta tertentu atau pengurusan tertentu yang sedang diproses di kantor notaris yang bersangkutan atau instansi lainnya, yang ditandatangani oleh notaris dan dibubuhi stempel notaris. Sehingga covernote tidak dapat disebut sebagai akta atau akta autentik atau surat yang dikeluarkan dalam kapasitas sebagai notaris.

Baca juga: Pentingnya Notaris Berhati-hati dalam Pembuatan Cover Note

Demikian jawaban dari kami, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum:

1. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata;
2. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

Referensi:

1. Habib Adjie, Hukum Notaris di Indonesia: Tafsir Tematik Terhadap UU No. 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris, Bandung: Refika Aditama, 2008;
2. KBBI, akta yang diakses pada Rabu, 12 Oktober 2022 pukul 15.57 WIB.